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MARCO XXI - ECM (Entreprise Content Management) La gestión electrónica de documentos más completa del Mercado.
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Preocupados por los continuos cambios tecnológicos acaecidos en los últimos años, a final de los años 80 nuestra empresa decidió crear nuestra propia herramienta de gestión electrónica de documentos MARCO XXI. Con el paso de los años esta herramienta ha ido avanzando en paralelo a las necesidades empresariales y tecnológicas vigentes en cada momento, y como es natural se ha enriquecido con las sugerencias y mejoras solicitadas por nuestros clientes que lo disfrutan desde el año 1990. Estos 20 años de experiencia nos reportan una enorme ventaja frente a la competencia, sabemos lo que pasa cuando hay centenares de usuarios y millones de documentos en línea.
MARCO XXI permite dar cobertura desde grandes organizaciones multisede hasta instalaciones monopuesto portátil. Gracias a su tecnología de desarrollo y su funcionamiento sobre SQL Server, le permite un mejor rendimiento, más escalabilidad y más usuarios simultáneos.
Hoy en día una eficiente gestión documental es una tarea esencial en cualquier empresa para aumentar la eficiencia, reducir costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes, acortar los circuitos de trabajo, hacer su organización más competitiva. El Vídeo de presentación de esta página le puede aclarar estos conceptos.
De sobra es sabido la cantidad de documentos que se manejan en cualquier actividad, así como la diversidad de ellos: faxes, circulares, cartas, fotos, imágenes, avisos, facturas, pedidos, albaranes, prensa, E-mail, notas, planos, hojas de cálculo, agendas, vídeo, sonido, etc. Imagine por un momento que desde su PC puede acceder al archivo General y obtener TODA la información de su organización (a la que esté autorizado) y que al mismo tiempo puede distribuir toda esta información a las personas necesarias dentro de su oficina e incluso, a otras situadas en oficinas de la misma o distinta ciudad sin levantarse de su asiento, disponiendo de cualquier documento de forma instantánea cuando lo necesita.
VENTAJAS - Las ventajas que aporta son las derivadas de sustituir el papel, como soporte de las diferentes informaciones, por la imagen y el sonido en su propia pantalla de ordenador. Ventajas como: Recuperación rápida de los documentos, Distribución instantánea de la documentación, Reducción de Costes, Mejor Gestión Financiera, Mayor Productividad, Seguridad y Confidencialidad, Mejora de tiempos, Conservación de originales, Acceso simultáneo, Reducción Física del espacio del archivo, Notas, tipo Post-it o de voz en los propios documentos, Búsqueda de Textos a medida, No hay extravíos, Distribución y control de la recepción, Comunicaciones, etc.
Facilidad de uso y Eficiencia - El entrenamiento para un usuario normal de MARCO XXI es de aproximadamente una hora; ya que hemos respetado la forma de trabajo normal de cualquier organización, dotándola de todas las ventajas aportadas por el Software. Con MARCO XXI llevamos el software a las personas y no las personas al software. Además, se dispone en todo momento de ayuda y tutoriales ON LINE, con lo que cualquier duda puede ser consultada al instante. Su núcleo es una base de datos relacional por lo que el acceso a la documentación es rápido, eficiente y seguro.
La Información es de la Compañía (know how) - Con MARCO XXI la información es de la entidad, NO de la persona que la genera; ya que resulta facilísimo, si una persona está ausente, entrar en su documentación (si se está autorizado) y utilizar los documentos que se necesiten, todo esto como es natural queda Auditado.
Comunicación entre Oficinas (Seguridad y Confidencialidad) - Usted podrá enviar sus documentos a cualquier parte del mundo, ya que MARCO XXI está integrado totalmente con Microsoft Outlook, si la comunicación es entre dos sistemas Marco la información que MARCO envía por correo está encriptada y comprimida recibiendo de forma automática el acuse de recibo de las oficinas remotas. Hoy en día, los correos electrónicos, NO tienen ninguna seguridad, ya que los datos pasan por muchos ordenadores de diversos proveedores de Internet. Con esta encriptación aseguramos la CONFIDENCIALIDAD de las comunicaciones del grupo
Auditoria - Imagine Consulting ha puesto especial esmero en el desarrollo de esta función, de modo que quede registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quíen y cuándo crea, modifica, o accede a cada Documento). Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.
Servidor WorkFlow y Firma Electrónica - Asociado a cada tipo de Documento el Workflow de Marco le permitirá cumplimentar automáticamente los libros de registro de entradas y salidas de los tipos de documentos deseados según exige la normativa (ISO 9xxx) (WorkFlow inicial), así como asociar acciones y envíos automáticos junto con firma electrónica a cada tipo de documento, quedando registrada la persona, fecha y hora que ejecuta cada acción sobre el documento, para que éste sea enviado automáticamente al destino siguiente.
Integración de los E-mail en la Gestión Documental - Los correos electrónicos forman hoy una parte muy importante del conjunto de documentos de la empresa, MARCO le permitirá integrar los E-mail conjuntamente con el resto de los documentos de sus clientes, proveedores, proyectos etc.
SEGURIDAD y Definición del Acceso a los Documentos - La seguridad es uno de los puntos fuertes de MARCO XXI. Un completo sistema de administración permite definir para cada empresa los Centros de trabajo, Departamentos, Categorías, Personas, Grupos de privilegio; con los DERECHOS asociados para acceder y manejar los documentos. Como todo el mundo sabe, son muchas las posibilidades de que un usuario avanzado en Windows, encuentre la manera de acceder a documentos y ficheros a los que no que no está autorizado. Durante muchos años, este ha sido un dolor de cabeza para los administradores de sistemas, ya que a medida que estos encontraban nuevos medios para bloquear el acceso a la información de las personas no autorizadas, estas a través de las propias utilidades de Windows, o de otros programas y utilidades, encuentran el modo de "saltar" la seguridad de los administradores. No hace falta resaltar el gran perjuicio que supone para cualquier empresa, el uso indebido y desleal de la información obtenida por estos métodos, sobre todo en muchas ocasiones en que las empresas, están sufriendo las consecuencias de estas fugas de información, sin enterarse de que personas y que documentos están siendo usados indebidamente.
(SSD) Servidor Seguro de Documentos Marco XXI - Marco incorpora un servidor seguro de documentos (SSD), que hace imposible que las personas no autorizadas accedan a los documentos protegidos por MARCO. Este nuevo servidor de documentos, permite además proteger los documentos que son servidos por otras aplicaciones, por ejemplo WORD, EXCEL, etc. y que no podrán ser vistos, abiertos, modificados, borrados etc. por los usuarios no autorizados. El nuevo Servidor Seguro de Documentos (SSD) impide todas estas acciones, para asegurar a nuestros clientes la protección total de los documentos de la empresa, e impedir cualquier acceso no autorizado.
Registro de Documentos / Versiones de Documentos - Este sistema es la solución electrónica que aporta Marco a los tradicionales registros de documentos, añadiendo otras ventajas como registros múltiples, y un sofisticado control que permite "decidir" los distintos derechos de cada persona para que la gestión de cada registro sea la definida por la empresa. De la misma forma se pueden crear carpetas especiales para mantener las distintas versiones de los documentos deseados.
DOCUMENTOS: Concepto y Tipos - A diferencia de otros sistemas del mercado, que entienden por documentación sólo el papel, para MARCO XXI toda la información que usted maneja diariamente es tratada como un documento. De esta forma todo el papel que reciba y los otros documentos generados en su empresa como: hojas de cálculo, tratamientos de textos, facturas, recibos, albaranes, pedidos, E-mail, planos, vídeo, son documentos para MARCO XXI, sin necesidad de tener que imprimirlos o escanearlos (como la documentación sobre papel que recibe). Los distintos tipos de documentos se definen en función de las propias necesidades.
Adaptable a su Organización - MARCO XXI ha sido diseñado para adaptarse a su organización, suministrándose con un sistema de organización estándar que usted puede modificar solo o con la ayuda de nuestros Consultores. En cualquier caso la implantación de Marco es siempre cuestión de dos o tres semanas. El administrador del sistema puede configurar muchos parámetros para adaptarlo a su organización. El acceso a la documentación, los derechos de cada persona y grupo pueden ser definidos por el administrador. El administrador crea los tipos de documentos de su organización, fijando los parámetros de cada uno. De esta forma, la información es siempre homogénea, por ejemplo: el administrador puede fijar los parámetros de escaneado para cada tipo de documento y, si lo desea, comprimir o no el mismo. Así, la persona que escanea, no tiene que preocuparse de nada ni tener conocimientos de lo que significa PDF, JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP, etc.
Acceso a documentos remotos - Sin moverse de su puesto de trabajo, accederá a las distintas bases de datos Documentales MARCO a las que esté autorizado tanto si son locales o remotas. También se puede acceder a la documentación desde fuera de sus oficinas.
Escaneado de Documentos - MARCO XXI incorpora un interface TWAIN que le permite la conexión a todos los escáneres compatibles del mercado.
Unidades de almacenamiento - MARCO XXI soporta cualquier sistema de almacenamiento masivo de datos.
Un estándar - MARCO XXI es una aplicación (software) que NO necesita ningún Hardware dedicado o específico, funcionando sobre los estándares del mercado.