iDOC
(Gestión Documental Electrónica)

La gestión electrónica de documentos más completa del mercado.

Hoy en día una eficiente gestión documental es una tarea esencial en cualquier empresa para aumentar la eficiencia, reducir costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes, acortar los circuitos de trabajo, hacer su organización más competitiva.

Imagine lleva más de 20 años de experiencia en la gestión electrónica de documentos, lo que nos reportan una enorme ventaja frente a la competencia, sabemos lo que pasa cuando hay centenares de usuarios y millones de documentos en línea.

iDOC permite dar cobertura desde grandes organizaciones multisede hasta instalaciones monopuesto portátil. Gracias a su tecnología de desarrollo y su funcionamiento sobre SQL Server, le permite un mejor rendimiento, más escalabilidad y más usuarios simultáneos.

iDOC puede funcionar tanto On Premise (servidor en las instalaciones del cliente), como también Cloud por medio de la Nube Microsoft Azure de la cual Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft.

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iDOC no es una Inversión

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Características de iDOC

El entrenamiento para un usuario normal de iDOC es de aproximadamente una hora; ya que hemos respetado la forma de trabajo normal de cualquier organización, dotándola de todas las ventajas aportadas por el Software. Con iDOC llevamos el software a las personas y no las personas al software. Además, se dispone en todo momento de ayuda y tutoriales ON LINE, con lo que cualquier duda puede ser consultada al instante. Su núcleo es una base de datos relacional por lo que el acceso a la documentación es rápido, eficiente y seguro.

Con iDOC la información es de la entidad, NO de la persona que la genera; ya que resulta facilísimo, si una persona está ausente, entrar en su documentación (si se está autorizado) y utilizar los documentos que se necesiten, todo esto como es natural queda Auditado.

La Gestión Documental de iDOC permite de una manera muy rápida y sencilla crear una nueva versión de un documento almacenado en la Gestión Documental. El documento de la nueva versión podrá ser modificado mientras que los documentos de versiones anteriores quedarán para sólo consulta, lo cual permite recuperar la información en caso de que sea necesario. Por ejemplo, si en un documento se ha borrado accidentalmente un párrafo, se puede abrir una versión anterior del documento para recuperarla. De esta manera se impide la pérdida o modificación de la información.

Además, se permite eliminar la versión actual y volver a la versión anterior o incluso hacer que cualquier versión anterior pueda pasar a ser la versión actual. Para el control de las versiones se almacena el quién, cuando y porqué se ha creado una nueva versión de un documento y además el gestor documental le informará de los usuarios internos y destinatarios de email (externos) que han recibido cualquier versión del documento en caso de que el documento haya sido enviado.

De manera sencilla se puede reenviar una nueva versión de un documento a aquellos destinatarios que recibieron cualquier versión anterior facilitando así el trabajo del usuario de iDOC y a la vez reforzando la seguridad. A la hora de encontrar un documento de la gestión documental, todas las versiones participan en el proceso de la búsqueda, que puede ser por el contenido del documento como por metadatos relacionados con el documento. No hay límite en cuanto al número de versiones ni al almacenamiento más allá de la capacidad del equipo informático de que se disponga.

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El Servidor Workflow de iDOC Imagine le permite definir flujos de trabajo que le ayudará a automatizar tareas vinculadas a los documentos, desde el estado inicial de la entrada en la gestión documental, hasta la clasificación en determinadas carpetas, diseñando las distintas acciones y estados de Workflow, lo que supondrá el movimiento y/o envío del documento al siguiente paso del proceso.

El IDOC Imagine es el único software de gestión electrónica documental que le permitirá definir 2 tipos de flujos de trabajo, tanto el inicial (al crear el documento), como todos los secundarios que su gestión empresarial pueda necesitar.

La combinación de los 2 tipos flujos de trabajo es una potente herramienta de trabajo que se adapta a la mayoría de las necesidades empresariales, automatizando las acciones y estados de los documentos, con las carpetas y personas de destino según la acción y estado.

Sin necesidad de programación se pueden definir los flujos de trabajo de manera rápida y sencilla. Gracias a los flujos de trabajo de IDOC, los usuarios desempeñaran sus funciones de una manera más sencilla, eficaz y conforme a la definición del flujo de trabajo definido en aras de una mayor productividad y control.

IDOC se encarga de ejecutar dichos procesos que son transparentes para el usuario manteniendo un historial de los pasos ejecutados, mostrando en dicho historial el usuario, la acción realizada, la fecha, el estado del documento, y si lo desea un comentario para justificar el estado del documento.

IDOC permite enviar el documento automáticamente en cada acción realizada a los usuarios, carpetas de trabajo, direcciones de email y listas de envío de la empresa, definidos previamente en el flujo de trabajo, lo cual redunda en una mayor solidez del proceso evitando las carencias del trabajo manual, como errores, despistes, olvidos, etc.

IDOC dispone de unas herramientas sencillas e intuitivas para la configuración de derechos y privilegios sobre los distintos documentos y carpetas de la gestión documental. Estas mismas herramientas son las que se utilizan para configurar la capacidad de un usuario de IDOC para participar en un proceso de Workflow y ejecutar determinadas acciones del flujo de trabajo sobre un documento.

iDOC está basado en SQL Server y Dispone de un Potente Motor de búsquedas de Documentos, no importa si tiene cientos de miles o millones de documentos, el motor de Búsqueda de iDOC, encontrara los documentos deseados, pudiendo combinar en la búsqueda uno solo o multitud de metadatos, o cualquier otro dato que recuerde del documento.

Usted podrá enviar sus documentos a cualquier parte del mundo, ya que iDOC está integrado totalmente con Microsoft Outlook. Como suponemos que usted conoce hoy en día, los correos electrónicos, NO tienen ninguna seguridad, ya que los datos pasan por muchos ordenadores de diversos proveedores de Internet.

Si la comunicación es entre dos sistemas iDOC la información que iDOC envía por correo (Outlook) está encriptada y comprimida recibiendo de forma automática el acuse de recibo de las oficinas remotas. Con esta encriptación aseguramos la CONFIDENCIALIDAD de las comunicaciones del grupo cuando se comunican a través de Dos Gestiones Documentales iDOC.

Imagine Consulting ha puesto especial esmero en el desarrollo de esta función, de modo que quede registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quién y cuándo crea, modifica, o accede a cada Documento). Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.

En la actualidad seguro que usted NO puede saber si un documento determinado ha sido enviado y a quien, ya que esta información está en el correo saliente de cada persona de su empresa, con iDOC simplemente poniéndose en un Documento usted sabrá a quienes, cuándo y por quien de su empresa ha sido enviado el documento.

Los correos electrónicos forman hoy una parte muy importante del conjunto de documentos de la empresa, iDOC le permitirá integrar los E-mail, recibidos y enviados, conjuntamente con el resto de los documentos de sus clientes, proveedores, proyectos etc.

La seguridad es uno de los puntos fuertes de iDOC. Un completo sistema de administración permite definir para cada empresa los Centros de trabajo, Departamentos, Categorías, Personas, Grupos de privilegio; con los DERECHOS asociados para acceder y manejar los documentos. Como todo el mundo sabe, son muchas las posibilidades de que un usuario avanzado en Windows, encuentre la manera de acceder a documentos y ficheros a los que no que no está autorizado. Durante muchos años, este ha sido un dolor de cabeza para los administradores de sistemas, ya que a medida que estos encontraban nuevos medios para bloquear el acceso a la información de las personas no autorizadas, estas a través de las propias utilidades de Windows, o de otros programas y utilidades, encuentran el modo de “saltar” la seguridad de los administradores. No hace falta resaltar el gran perjuicio que supone para cualquier empresa, el uso indebido y desleal de la información obtenida por estos métodos, sobre todo en muchas ocasiones en que las empresas, están sufriendo las consecuencias de estas fugas de información, sin enterarse de que personas y que documentos están siendo usados indebidamente.

Si la seguridad es algo vital para su empresa, en iDOC se puede activar el Servicio (SSD), un servidor seguro de documentos, que hace imposible que las personas no autorizadas accedan a los documentos protegidos por iDOC (aunque sean Expertos en Informática). Este nuevo servidor de documentos, proteger los documentos que contiene IDOC, del tipo que sean, por ejemplo WORD, EXCEL, PDF, Imágenes, Planos etc. y que no podrán ser vistos, abiertos, modificados, borrados etc. por los usuarios no autorizados. El nuevo Servidor Seguro de Documentos (SSD) impide todas estas acciones, para asegurar a nuestros clientes la protección total de los documentos de la empresa, e impedir cualquier acceso no autorizado, también impide que cualquier persona con un “Pen Drive” se pueda llevar TODOS los documentos de su Despacho en unos minutos, o que una infección de Virus y/o CriptoVirus, pueda destruir la documentación de su empresa.

A diferencia de otros sistemas del mercado, que entienden por documentación sólo el papel, para iDOC toda la información que usted maneja diariamente es tratada como un documento. De esta forma todo el papel que reciba y los otros documentos recibidos y generados en su empresa como: hojas de cálculo, tratamientos de textos, facturas, recibos, albaranes, pedidos, E-mail, planos, vídeo, son documentos para iDOC, sin necesidad de tener que imprimirlos o escanearlos (como la documentación sobre papel que recibe). Los distintos tipos de documentos se definen en función de las necesidades de su empresa.

iDOC ha sido diseñado para adaptarse a su organización, suministrándose con un sistema de organización estándar que usted puede modificar solo o con la ayuda de nuestros Consultores. En cualquier caso la implantación de iDOC es siempre cuestión de una a tres semanas. El administrador del sistema puede configurar todos parámetros necesarios, para adaptarlo a su organización.

El sistema de control de versiones y los distintos Workflow que pueda necesitar su empresa los puede configurar usted mismo, y modificar en el tiempo según sus necesidades.

El acceso a la documentación, los derechos de cada persona y grupo pueden ser definidos por el administrador. El administrador crea los tipos de documentos de su organización, fijando los parámetros de cada uno. De esta forma, la información es siempre homogénea, por ejemplo: el administrador puede fijar los parámetros de escaneado para cada tipo de documento y, si lo desea, comprimir o no el mismo. Así, la persona que escanea, no tiene que preocuparse de nada ni tener conocimientos de lo que significa PDF, JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP, etc.

Solo IDOC le permite establecer Avisos Automáticos a los administradores y/o Bloqueo de acceso al usuario, cuando este usuario copia, abre, envía etc. un número de documentos no habituales a su trabajo diario, así IDOC puede evitar que un usuario infiel realice un uso indebido de los documentos, nuestros 30 años de experiencia en gestión documental, nos hacen saber lo importante que son estos controles en las empresas, para evitar robos de Información.

iDOC está disponible para funcionar On Premise, (su Intranet privada) y en la Nube. Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft. Tanto si tiene instalado iDOC en su Intranet como si está en la Nube, nuestros consultores le pueden ayudar para definir y configurar los accesos remotos a los documentos autorizados.

iDOC también está preparado para que usted en colaboración con Imagine pueda crear Servicios WEB de acceso a los Documentos deseados, por ejemplo, para que sus clientes, proveedores etc. Puedan acceder a los Documentos Definidos para cada uno de ellos, nuestros consultores le asesorarán para estos proyectos.

iDOC incorpora los interfaces TWAIN y WIA que le permitirán la conexión a todos los escáneres compatibles del mercado.

iDOC soporta cualquier sistema de almacenamiento masivo de datos, incluidos almacenamientos en la NUBE.

Ventajas que diferencian nuestro iDOC de la competencia

De sobra es sabido la cantidad de documentos que se manejan en cualquier empresa, así como la diversidad de ellos: faxes, circulares, cartas, fotos, imágenes, avisos, facturas, pedidos, albaranes, prensa, E-mail, notas, planos, hojas de cálculo, agendas, vídeo, sonido, etc…

iDOC le permite acceder al archivo General y obtener TODA la información de su organización (a la que esté autorizado) y al mismo tiempo le permite distribuir toda esta información a las personas necesarias dentro de su oficina, e incluso a otras situadas en oficinas de la misma o distinta ciudad sin levantarse de su asiento, disponiendo de cualquier documento de forma instantánea cuando se necesita.

  • Recuperación rápida de los documentos
  • Mejor Gestión Financiera
  • Control de versiones
  • Conservación de originales
  • Servidor WorkFlow
  • Reducción Física del espacio de archivo
  • Distribución y control de la recepción
  • Distribución instantánea de la documentación
  • Almacenamiento en la NUBE y On Premise
  • Servidor Seguro de Documentos (protección anti ramsonware, robos, …)
  • Control de Seguridad del Uso de los Documentos (Bloqueo Usuarios malintencionados)
  • Motor de Búsquedas de Documentos
  • Notas tipo Post-it en los documentos
  • Comunicaciones entre usuarios
  • Reducción de Costes
  • Seguridad y Confidencialidad
  • Auditoria
  • Mayor productividad
  • Mejora de tiempos
  • Acceso Simultáneo
  • Búsqueda de Textos a medida
  • Diga fin a los extravíos de documentos

Un estándar – iDOC es una aplicación (software) que NO necesita ningún Hardware dedicado o específico, funcionando sobre los estándares del mercado.

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