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5 motivos para tener una oficina sin papeles

¿Crees que la productividad de tu empresa puede mejorar? 5 motivos para tener una OFICINA SIN PAPELES

Si has llegado hasta aquí es porque eres consciente de que todavía puedes hacer algo más para incrementar los niveles de productividad de tu empresa. Y es que aumentar esta variable incide directamente en la rentabilidad de tu negocio y todo esfuerzo es pequeño comparado con los resultados que puede propiciarte.

¡Estás de suerte! Vamos a contarte el secreto mejor guardado de las empresas de éxito.

¿Crees que necesitas mucho dinero para llegar a su nivel? ¡Te equivocas!

El secreto está en tener una gestión electrónica documental muy organizada, segura y accesible a los empleados. Una oficina libre de papeles que aumente la eficiencia de los trámites y, además, reduzca a mínimos los tiempos empleados en el intercambio de documentos internos o externos.

¿Te animas a descubrir los principales beneficios de una oficina sin papeles? ¡Sigue leyendo!

5 beneficios de una OFICINA SIN PAPELES

1. Menos costes

Las personas de la corporación pueden hacer uso de la documentación simultáneamente, sin duplicar archivos, lo que permite agilizar procesos, aumentar la productividad de los recursos humanos y reducir costes.

2. Reducción Espacio

En una oficina sin papeles los archivos de la compañía se encuentran almacenados en discos en el interior de servidores ON PREMISE o en la NUBE. La empresa puede dejar de destinar espacio útil de oficina a almacenar la documentación de la compañía.

3. Más seguridad

Todas las empresas manejan información confidencial y la digitalización documental permite limitar el acceso a los archivos a las personas autorizadas.

En iDOC, la Gestión Documental de Imagine, hemos puesto especial esmero en el desarrollo de la función de AUDITORÍA. Y es que esta herramienta ofrece el registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos y permite conocer quién y cuándo se ha creado, modificado o accedido a un documento, o cuándo, por quién y a quién se ha enviado. Esta información queda registrada y los administradores o equipos directivos de las corporaciones pueden acceder a ella cuando sea necesario.

Además, con una oficina sin papeles se evita la pérdida de documentos y se asegura que la información es siempre de la compañía.

4. Documentos para toda la vida

Los factores ambientales deterioran el estado de los documentos en papel que, además, también pueden verse afectados por posibles accidentes. Gracias a la digitalización documental, la conservación de los documentos de la empresa está asegurada ¡de por vida!

5. Oficina sostenible

¿Necesitas más motivos? Pues aquí vamos con el quinto. Una oficina sin papeles permitirá reducir el impacto medioambiental de tu empresa a niveles mínimos. Y es que eliminando el papel también conseguirás reducir el efecto que las comunicaciones tradicionales ocasionan al planeta.

Además, nuestro programa iDOC, integra en el propio software la herramienta de correo electrónico que permite enviar y recibir la documentación sin salir de la propia gestión. ¡Una oficina sin papeles, una oficina sostenible!

Hay muchas maneras de mejorar la productividad de tu empresa, pero, sin lugar a dudas, convertirla en una oficina sin papeles es una de las que te aportará mayores beneficios a corto, medio y largo plazo ¡con una inversión ¡mínima!

 

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