6 Beneficios de la digitalización documental

En los últimos años, la digitalización documental se ha convertido en indispensable para grandes y pequeñas empresas que quieren mantener el orden y tener el control sobre su documentación.

Conscientes de la importancia y de los beneficios que ofrece esta digitalización, en Imagine diseñamos, hace más de 20 años, iDOC, un software potente que permite gestionar todo el archivo digital de la compañía de manera sencilla y muy segura.  

Beneficios de la digitalización documental

1. Agiliza la búsqueda y el acceso a los documentos

Olvídate de buscar documentación en archivadores, cajas o estantes repletos de papeles. La digitalización documental permite, en pocos clics, localizar el documento deseado entre millones de archivos.  

 2. Garantiza su conservación

Los factores ambientales deterioran el estado de los documentos en papel que, además, también pueden verse afectados por posibles accidentes. Gracias a la digitalización documental, la conservación de los documentos de la empresa está asegurada ¡de por vida!

3. Ofrece mayor control y seguridad sobre la información de la empresa

Todas las empresas manejan información confidencial y la digitalización documental permite limitar el acceso a los archivos a las personas autorizadas.

En iDOC, la Gestión Documental de Imagine, hemos puesto especial esmero en el desarrollo de la función de AUDITORÍA. Y es que esta herramienta ofrece el registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos y permite conocer quién y cuándo se ha creado, modificado o accedido a un documento, o cuándo, por quién y a quién se ha enviado. Esta información queda registrada y los administradores o equipos directivos de las corporaciones pueden acceder a ella cuando sea necesario.

4. Reduce el espacio físico del archivo físico de la empresa

Los archivos de la compañía se encuentran almacenados en discos en el interior de servidores ON PREMISE o en la NUBE. La empresa puede dejar de destinar espacio útil de oficina a almacenar la documentación de la compañía. Además, nuestro programa de digitalización certificada homologado por la AEAT, IScanCert, permite a las compañías deshacerse de las facturas de proveedores y disfrutar de una oficina ¡sin papeles!

5. Aumenta la productividad y reduce costes

Las personas de la corporación pueden hacer uso de la documentación simultáneamente, sin duplicar archivos, lo que permite agilizar procesos, aumentar la productividad y reducir costes.

6. Contribuye al medio ambiente

La digitalización documental reduce a mínimos el uso de papel en las empresas. Además, nuestro programa iDOC, integra en el propio software la herramienta de correo electrónico que permite enviar y recibir la documentación sin salir de la propia gestión. Esta herramienta permite reducir también el impacto medioambiental que las comunicaciones tradicionales ocasionan sobre el planeta.

iDOC, la gestión documental más completa del mercado

La Gestión Documental de Imagine es el resultado de más 20 años de experiencia en la gestión electrónica de documentación. En Imagine sabemos qué ocurre cuando una compañía cuenta con centenares de usuarios y millones de documentos en línea. Nuestro software es la solución ideal para ordenar y controlar toda esta información.

Contacta con nosotros para recibir más información sobre la gestión documental más completa del mercado.