[CASO DE ÉXITO] La Gestión Documental iDOC al servicio de Afarvi

Afarvi es una empresa española que nace en el año 2003 y se especializa en la fabricación y mantenimiento de equipos e instalaciones para la producción y distribución de agua de proceso en industrias, tales como la farmacéutica, cosmética, veterinaria, electrónica, alimentaria y afines.

Con el paso de los años se convierten en una empresa con capacidad de llevar a cabo todo tipo de proyectos, llave en mano, en la industria farmacéutica, biotecnológica, veterinaria y cosmética relacionados con la producción y distribución de agua, además de todo tipo de instalaciones de proceso.

Su objetivo principal es el de llevar a cabo las actividades de diseño, fabricación, puesta en marcha, documentación y validación de estas instalaciones cumpliendo las más estrictas normas GMP’s y Farmacopeas internacionales.

En Afarvi mantienen un espíritu de máximo nivel de calidad y de servicio, flexibilizando sus soluciones técnicas y adaptándolas a las necesidades de sus clientes.

Su negocio crece, su personal aumenta y su archivo documental requiere una urgente digitalización cuando contactan con Imagine interesándose por iDOC, la Gestión Documental.

La Gestión Documental iDOC al servicio de Afarvi

• ¿Qué necesidades en cuanto a Gestión Documental tenía Afarvi?

Estandarizar las carpetas de gestión de cada departamento y su operativa. De esta manera, se trabajaría siempre de la misma manera. En definitiva, era preciso dar orden y establecer una forma de trabajar más estructurada.

Obtener una digitalización documental para: controlar y buscar los documentos y reducir el papel impreso. Esto se necesitaba, fundamentalmente en todo lo que tiene que ver con certificados de materiales, albaranes y facturas de nuestros proveedores.

 

• ¿Qué ha supuesto para Afarvi la implantación del Gestor Documental IDOC?

Centralizar la gestión de las carpetas de trabajo y de los documentos que elaboran los distintos departamentos. Ha permitido agilizar los procesos internos para transmitir y compartir la información.

Se ha evitado tener mucha información desubicada y duplicada.

Mejorar los procesos de búsqueda de documentos, así como los flujos de trabajo y de status de los documentos. Esta herramienta ha permitido establecer estados que indican el punto en el que se encuentran los archivos: activo, superado, enviado a una determinada sección de la empresa… Cada departamento cuenta con sus propios estados y tipos de documento en función de sus necesidades (vídeos, imágenes, archivos de Excel, Autocad…).

Automatizar la gestión de las facturas y de los albaranes, la gestión de su archivo automático y la extracción de información de los mismos.

Controlar una base de datos de contactos actualizada y protegida.

Haber implantado un gestor documental como iDoc, ha ayudado a maximizar la eficacia, dar orden y establecer flujos de trabajo. Todo ello nos ha permitido mejorar nuestra operativa.

 

• ¿Cómo ha cambiado Afarvi tras la implantación de iDOC?

Tras la inserción de iDoc, en Afarvi hemos podido establecer un mayor control sobre los documentos: Permisos de lectura, edición y descarga, control de las fechas de modificación por qué usuario, comprobación a primera vista de los documentos con firma digital…

La digitalización de Afarvi ha supuesto la automatización de tareas repetitivas, la optimización de los recursos utilizados y la mejora en la capacidad de sacar partido a la información disponible.

Hemos ganado en eficiencia en toda la gestión de facturas y albaranes. Evitando un uso excesivo de papel.

Se ha utilizado también como fuente de alimentación y de gestión de la base de datos de contactos de la empresa.

Estandarizar las carpetas de gestión de cada departamento y su operativa. De esta manera, se trabajaría siempre de la misma manera. En definitiva, era preciso dar orden y establecer una forma de trabajar más estructurada.

Obtener una digitalización documental para: controlar y buscar los documentos y reducir el papel impreso. Esto se necesitaba, fundamentalmente en todo lo que tiene que ver con certificados de materiales, albaranes y facturas de nuestros proveedores.

 

Implantar la Gestión Documental iDOC al servicio de Afarvi ha sido todo un éxito. Ambas empresas celebramos nuestra colaboración siempre con el afán de seguir avanzando de la mano mejorando día tras día.

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