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Control de versiones de documentos

El control de versiones de documentos puede ser un gran aliado en tu trabajo cotidiano. Es común que a menudo en las empresas varias personas tengan que trabajar a la vez en el mismo documento o realizar correcciones sobre el trabajo inicial que impliquen conflictos de versiones.

Es decir, es probable que sin este control alguien haga una modificación de un documento, sin que el resto de interesados se den cuenta.

Así, se corre el riesgo de que falle la coordinación y se ralentice el flujo de trabajo, o incluso, que se pierda información y la tarea quede sin completar.

Para evitar estos posibles problemas, se ha desarrollado la herramienta del control de versiones de documentos.

¿Qué es el control de versiones?

Es poco probable que cualquier documento sea definitivo en la primera escritura. Lo habitual es que se vayan haciendo correcciones y ampliaciones que modifiquen el contenido original en varias ocasiones. Y más en casos en los que no hay un solo autor, sino varios de forma conjunta.

En iDOC, podemos crear nuevas versiones de un mismo documento para trabajar sobre ellas, sin modificar el resto de versiones. El número 1 indica la “versión inicial” y se pueden crear tantas como se necesiten.

El objetivo del control de versiones de documentos es llevar un registro exhaustivo del historial de un archivo, que ligado a otra importante herramienta como es el control de cambios, permita comparar las modificaciones entre las versiones y decidir que versión es las que nos interesa como definitiva.

En caso de tareas colaborativas, además, el control de versiones también permite conocer la identidad de quien haya creado cada versión y el momento concreto en que lo hizo, lo que sirve si necesitas pedir las responsabilidades correspondientes por algo que no sea correcto… o felicitar al autor de un trabajo en particular.

Puedes ver como trabajar esta funcionalidad en el Gestor Documental iDOC:

Herramientas de control de cambios para diferentes versiones

Para que el control de versiones de documentos sea eficaz se han desarrollado una serie de herramientas. Te explicamos algunas de ellas:

Seguimiento de cambios. Es una característica fundamental en todo sistema de versiones de documentos. Se trata de un listado en el que se va recogiendo quién ha modificado cada elemento dentro de un documento.

Historial de versiones. Esta característica almacena todas las versiones que se vayan generando del documento. Puede aceptar una cantidad ilimitada de versiones.

Control de cambios. Es una funcionalidad que permite detectar rápidamente las diferencias entre dos versiones de un mismo documento. Es conveniente que este proceso esté automatizado, sobre todo cuando se trata de variaciones pequeñas, en las que una detección manual de las partes diferentes te podría llevar mucho tiempo.

Dale play a nuestro video:

En la Web de Microsoft, encuentras tutoriales para las diferentes herramientas que ofrece WORD y que puedes seguir utilizando desde iDOC. 

Control de versiones en la gestión documental

Para la gestión documental en el ámbito corporativo es prácticamente imprescindible que haya un sistema de control de versiones de documentos Word.

Por eso, el software de gestión documental iDOC de IMAGINE, incluye sistema de control de versiones y de cambios eficaz.

Si te surge cualquier duda, ¡Pregúntanos! Estamos a tu disposición para resolver tus consultas.

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