Coste de un software de Gestión Documental

¿Qué coste tiene un software de Gestión Documental? A menudo recibimos esta pregunta como primera toma de contacto con nuestra empresa. Esta pregunta se lanza, en muchas ocasiones, incluso antes de conocer todos los detalles de la aplicación o de haberla visto funcionando.

Entendemos que el coste de un software es una variable a tener en cuenta, ya que debe ajustarse al presupuesto marcado por la organización pero es mucho más importante enfocar el proyecto desde otra perspectiva: recordando que un software de Gestión Documental no es un gasto, si no una inversión que va a hacer ahorrar tanto horas como dinero, y va a ser un factor clave en el futuro de la compañía.

¿Quieres saber por qué? Sigue leyendo.

Calcula el coste de un software de Gestión Documental

Para hacer un cálculo correcto del coste hay que tener presentes dos premisas:

1. Coste final de la aplicación

En el caso de nuestro software de Gestión Documental iDOC, el coste final de la aplicación va relacionado con el número de licencias concurrentes que la organización adquiere. Estas licencias concurrentes permiten el uso de la aplicación simultáneamente para esos usuarios adquiridos, pero no establece límite en el número de usuarios registrados. Por ejemplo, una empresa que adquiere 25 licencias de iDOC puede conectar de forma simultánea a 25 usuarios en la aplicación pero puede tener registrados tantos usuarios como quiera, siempre y cuando no se conecten al mismo tiempo.

2. Ahorro real que va a suponer su uso

Es difícil prever el ahorro que supondrá para la compañía utilizar un sistema de Gestión Documental porque afecta a múltiples factores, tanto tangibles como intangibles: fotocopias, tinta, papel, archivadores, estanterías, desplazamiento de los recursos humanos a la zona noble, tiempo dedicado al archivo físico, trabajo en equipo…

A corto, medio y largo plazo las organizaciones van a ir viendo que el ahorro del uso del Gestor Documental es muy superior al coste de la aplicación, teniendo en cuenta también el tamaño de la empresa, la antigüedad y el estado de digitalización del que ya parte la compañía.

¡No esperes más! La Transformación Digital tiene muchas ventajas y, entre ellas, está el coste final de contar con un software de Gestión Documental. ¿Coste? ¡No! ¡Inversión!