Documentos colaborativos en tu Gestión Documental iDOC

La Gestión Documental iDOC permite establecer volúmenes de archivo de documentos en varias localizaciones, entre ellas, la nube. Gracias a esta flexibilidad, es posible generar y trabajar con los documentos colaborativos que ofrecen OneDrive o Google Drive sin renunciar a todas las ventajas de iDOC.

¿Qué son los documentos colaborativos?

Los documentos colaborativos son documentos ubicados en la nube que permiten que varios usuarios trabajen a la misma vez desde diferentes dispositivos.  El acceso al documento exige estar identificado y logueado con una cuenta de correo electrónico con permiso para acceder. De esta forma, y al acceder con esta identificación, el documento reconoce y muestra qué usuarios están trabajando conjuntamente e incluso es capaz de identificar el cursor de cada participante.

Las ediciones y cambios en estos documentos se guardan de forma automática por lo que no es posible que un usuario en edición realice cambios en una versión anterior a la actual.

Las posibilidades de estos documentos colaborativos son infinitas, ya que es muy probable que una empresa tenga archivos compartidos con varios usuarios en los que poder editar a la misma vez permite ahorrar mucho tiempo y evita comunicaciones innecesarias.

Recordamos que el propio archivo siempre va a ser la versión final del trabajo y la propia aplicación Google Drive o OneDrive otorga posibilidades de acceder a versiones anteriores por fechas o ediciones sin perder la última actualización, además de otras muchas herramientas de edición.

¿Cómo trabajar con documentos colaborativos desde iDOC?

En iDOC podemos configurar volúmenes para el archivo de documentos tanto en Google Drive como en One Drive y gestionar de forma colaborativa documentos de Google, hojas de cálculo de Google, presentaciones de Google y dibujos de Google, además de Word, Excel y Power Point.

En nuestro Gestor Documental podemos crear tantos Tipos de Documentos de cada clase como queramos, ya que estos pueden apuntar a plantillas vacías o plantillas predefinidas.

Por ejemplo, podemos tener un tipo de documento One Drive Excel que apunte a una hoja vacía de Excel y tener un tipo de documento One Drive Excel-Vacaciones que apunte a una hoja Excel que contenga un cuadrante de las vacaciones del equipo y en el que los compañeros puedan acceder, en el mismo espacio de tiempo, para seleccionar sus días libres visualizando los seleccionados por el resto.

Al crear un documento de este tipo desde iDOC, el archivo se guardará de forma automática en la nube y su acceso quedará en iDOC trabajando con todas las funcionalidades y seguridad que ofrece la herramienta.

¿Te gustaría poner a funcionar los documentos colaborativos en tu empresa?

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