Gestión Documental: Eficiencia en la Gestión de los Correos Electrónicos de las Cuentas de Empresa

• ¿Tienes una cuenta de correo electrónico de empresa sincronizada con el Outlook de varios empleados? Por ejemplo: info@xxxxx.com, admin@xxxxx.com.
• La gestión documental integrada con Outlook permite controlar el 100% de la documentación de la empresa

Un software de Gestión Documental está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos que maneja una organización.

Actualmente una gran parte de la documentación que entra y sale de las empresas está relacionada con los correos electrónicos por lo que integrarlos en la Gestión Documental es clave para aumentar la productividad y propiciar un trabajo fluido en la organización.

Y es que además de la documentación adjunta a los correos electrónicos, los propios emails deberían ser considerados como documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de una empresa u organización. Son documentos con validez jurídica y contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización. Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.

Es por todo esto que el correo electrónico continúa siendo una herramienta básica para muchas empresas, que facilita en gran medida el trabajo diario, pero su gestión ineficiente hace que también se haya convertido en un cuello de botella para la productividad en muchas organizaciones. Veamos por qué se genera esta situación y cómo podemos solucionarlo gracias a la conexión de Outlook con la Gestión Documental.

PROBLEMA:

En muchas empresas se reciben emails, por ejemplo, desde su propia página Web (consultas), o desde otros remitentes que envían a una cuenta de Outlook de la empresa. Normalmente esta cuenta la reciben varios empleados.

Como varias personas reciben los mismos correos, se genera un trabajo muy complicado y poco eficiente para ver ¿QUIÉN? es la persona que procesa cada email, ya que esto implica una comunicación constante entre compañeros. Todo esto genera un gran trabajo y una gran pérdida de tiempo y ocasiona que queden tareas pendientes o atrasadas y algunas otras se resuelvan por duplicado.

 ¿CON QUÉ OTROS PROBLEMAS NOS ENCONTRAMOS?

Actualmente en la organización documental de los correos electrónicos dentro de las empresas o instituciones nos encontramos los siguientes problemas:

• No hay control sobre la creación y eliminación de los correos electrónicos.
• Resulta difícil localizar la información contenida en los emails más antiguos, o en aquellos enviados por distintos usuarios.
• Se utiliza el servidor como lugar de archivo, pero sin unas pautas de organización que permitan su posterior localización.
• No existen directrices ni procedimientos claros sobre cómo clasificarlos ni ordenarlos, por lo que cada trabajador organiza su archivo privado de manera distinta.
• Los correos electrónicos de los antiguos empleados quedan perdidos porque nadie se hace cargo de ellos. Lo que conlleva perdida de información valiosa para la empresa.
• Cuando se trabaja en equipo se produce una saturación de correos con adjuntos, partes y versiones. Esto genera mucho ruido a la hora de recuperar la información.

 SOLUCIÓN:

¿QUE DEBERÍAMOS HACER CON LOS EMAILS PARA EVITAR ESTOS PROBLEMAS?

A la hora de hablar sobre la correcta gestión documental de los correos electrónicos debemos realizar las siguientes tareas:

• Incluir la organización de los correos electrónicos dentro de la política de Gestión Documental de la organización con un adecuado sistema archivístico.
• Almacenarlos siguiendo un orden y clasificación, igual que hacemos con el resto de los documentos de la organización.
• Realizar una labor de formación a los trabajadores, con procedimientos y directrices claros, para su correcta gestión y conservación.
• Utilizar múltiples parámetros para su posterior localización. Además de usar carpetas y etiquetas para facilitar su clasificación y ordenación.

Para gestionar los emails de las cuentas de empresa en el Gestor Documental iDOC de IMAGINE hemos combinado varías tecnologías, abordando este problema y resolviéndolo de manera EFICIENTE. Hemos logrado que, aunque varias personas recojan por Outlook los correos electrónicos de las cuentas de empresa, estos NO SE DUPLIQUEN y estén ARCHIVADOS en iDOC una sola vez. Gracias, además, a las herramientas de Workflow, y estados de los documentos, cualquier empleado que reciba el email o que acceda a la carpeta en la que se archivan automáticamente para su posterior tratamiento, podrá ver el estado de estos y si están atendidos o NO por algún compañero.

En Imagine Consulting seguimos transformando digitalmente empresas con la tecnología más vanguardista.  ¿Quieres aumentar tu productividad y mejorar tu Gestión Documental gracias a iDOC? No esperes más y contáctanos.