La Gestión Documental: una Ventaja Competitiva

Es una realidad, y cada vez más, que una arcaica o incorrecta gestión documental hace perder dinero a las organizaciones. Por este motivo, es absolutamente necesario para todo tipo de empresas implantar y disponer de una solución de gestión documental como una ventaja competitiva, acorde a las necesidades y a las posibilidades actuales que nos ofrecen las nuevas tecnologías.

¿Quién no ha escuchado?: ¡¡renovarse o morir!! Pues cada vez más resulta una gran verdad en el mercado actual, donde todos los negocios se enfrentan a fuertes competencias y necesitan la mayor ayuda posible para conseguir una ventaja frente a sus feroces competidores.

Existen dos grandes peligros para toda empresa; el primero de ellos es un factor interno, asociado a una falta de control. Este factor se da cuando no existe una óptima gestión documental. Por otro lado, el factor externo que supone la competencia, existente prácticamente en todos los sectores. Actualmente, conseguir una ventaja competitiva, es algo imprescindible para sobrevivir y destacar frente a los rivales.

Los datos hablan por sí solos. La gestión documental es una ventaja competitiva y gracias a su uso obtenemos un incremento en productividad del 71,9 %, un ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información del 27,39 %, también el tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización, el ahorro en costes de tiempo de manipulación, ahorro en costes directos de material y un ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

El control y automatización de procesos, siempre supondrá un importante ahorro de tiempo, una reducción de los costes y, en definitiva, un aumento de la productividad.

8 ventajas competitivas de la Gestión Documental en la empresa

No hay duda de que una buena gestión documental y un archivo bien ordenado aportan muchas ventajas competitivas a tu empresa. Por ejemplo:

• Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por la empresa.
• Acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen.
• Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de la empresa.
• Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca.
• Reducir costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.
• Optimizar el espacio en las instalaciones.
• Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.
• Controlar el acceso a la documentación, garantizando que se mantenga la confidencialidad de los datos sensibles.
• Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, manteniendo bien custodiados los documentos originales.

 

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