Software Gestión Documental

La Gestión Documental eficiente es, hoy en día, una tarea esencial en las empresas que buscan aumentar la eficiencia, reducir costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes, acortar los circuitos de trabajo y, en definitiva, hacer su organización más competitiva.

Imagine lleva más de 25 años de experiencia en la gestión electrónica documental, lo que nos reporta una enorme ventaja frente a la competencia. Sabemos lo que pasa cuando hay centenares de usuarios y millones de documentos electrónicos en papel archivados en línea.

 

Gestión Documental

Accede cuando quieras a tus documentos electrónicos.

Nube Azure

Colaboramos con la Nube de Azure de Microsoft.

La Gestión Documental – iDOC permite dar cobertura desde grandes organizaciones multisede hasta instalaciones monopuesto portátil. Gracias a su tecnología de desarrollo y su funcionamiento sobre sus bases de datos SQL Server, le permite un mejor rendimiento, más escalabilidad y más usuarios finales simultáneos.

El Software de Gestión Documental puede funcionar tanto On Premise (servidor en las instalaciones del cliente), como también Cloud por medio de la Nube Microsoft Azure de la cual Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft.

Ventajas de la Gestión Documental

Gestión Documental – De sobra es sabido la cantidad de documentos que se manejan en en las organizaciones, así como la diversidad de ellos: faxes, circulares, cartas, fotos, textos, imágenes, avisos, facturas, pedidos, albaranes, prensa, E-mail, notas, planos, hojas de cálculo, agendas, vídeo, sonido u otros tipo de documentos electronicos.

La Gestión Documental – iDOC le permite acceder al archivo General y documentos electrónicos para obtener TODA la información de su organización (a la que esté autorizado) y al mismo tiempo le permite distribuir toda esta información a las personas necesarias dentro de su oficina, e incluso a otras situadas en oficinas de la misma o distinta ciudad sin levantarse de su asiento, disponiendo de cualquier documento de forma instantánea cuando se necesita. Además, gracias a iDOC Publisher podrá compartir archivos seleccionados a través de la web. 

OCR Reconocimiento óptico de caracteres

Firma de Documentos electrónicos Digitales

Recuperación de la información rápida de todo tipo de documentos

Motor de Búsquedas de Documentos electronicos

Mejor Gestión Financiera

Comunicaciones entre usuarios

Control de versiones

Reducción de Costes

Conservación de Documentos electrónicos Originales

Seguridad y Confidencialidad

Servidor WorkFlow - Flujos de Documentos

Auditoria

Reducción Física del espacio de archivo

Mayor productividad

Distribución y control de la recepción

Mejora de tiempos

Distribución instantánea de la documentación

Acceso Simultáneo​

Almacenamiento en la NUBE y On Premise

Control de Seguridad del Uso de los Documentos (Bloqueo Usuarios malintencionados)

Búsqueda de Textos a medida

iDOCPublisher

Servidor Seguro de todo tipo de Documentos electrónicos (protección anti ramsonware)

Diga fin a la pérdida de todo tipo de documentos

Acceso inmediato a los Documentos Electrónicos de la empresa

RPA (Robot Process Automation) - Ponga el robot de iDOC a trabajar para su empresa

Características de la Gestión Documental

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Robotic Process Automation

La automatización robótica de procesos, es la tecnología que permite que un robot ejecute tareas repetitivas de una empresa. En la Gestión Documental de iDOC de Imagine el módulo RPA (Robotic Process Automation) es la Tecnología Cognitiva y de Inteligencia Artificial, que se puede Programar para realizar tareas tal y como lo haría una persona, pero a una velocidad mucho más elevada, por lo tanto, se rebajan costes y se obtiene un rendimiento significativo, estamos ahorrando a nuestros Clientes miles de horas de trabajo, y miles de Euros al año, vea el Vídeo de ejemplo y piense en el tiempo que le costaría hacer este proceso en su empresa.

BMP y Workflow en nuestra Gestión Documental

El Motor BMP (Business Process Management) y el Servidor Workflow de nuestra Gestión Documental iDOC le permite definir flujos de trabajo que le ayudarán a automatizar tareas vinculadas a la gestión de documentos, desde el estado inicial del Documento en la entrada en la gestión documental, hasta la clasificación del Documento en determinadas carpetas, diseñando las distintas acciones y estados de los documentos en el flujo Workflow, lo que supondrá el movimiento y/o envío del documento con el nuevo estado al siguiente paso del proceso.

Nuestra Gestión documental es la único software de gestión electrónica documental que le permitirá definir 2 tipos de flujos de trabajo, tanto el inicial (al crear el documento), como todos los secundarios que su gestión empresarial pueda necesitar.

La combinación de los 2 tipos flujos de trabajo es una potente herramienta de trabajo que se adapta a la mayoría de las necesidades empresariales, automatizando las acciones y estados de los documentos, con las carpetas y personas de destino según la acción aplicada y estado del Documento.

Sin necesidad de programación se pueden definir los flujos de trabajo de manera rápida y sencilla. Gracias a los flujos de trabajo de la gestión documental IDOC, los usuarios desempeñaran sus funciones de una manera más sencilla, eficaz y conforme a la definición del flujo de trabajo definido en aras de una mayor productividad y control.

La gestión documental se encarga de ejecutar dichos procesos que son transparentes para el usuario manteniendo un historial de los pasos ejecutados, mostrando en dicho historial el usuario, la acción realizada, la fecha, el estado del documento, y si lo desea un comentario para justificar el estado del documento.

IDOC permite enviar el documento automáticamente en cada acción realizada a los usuarios, carpetas de trabajo, direcciones de email y listas de envío de la empresa,definidos previamente en el flujo de trabajo, lo cual redunda en una mayor solidez del proceso evitando las carencias del trabajo manual, como errores, despistes, olvidos…

La gestión documental dispone de unas herramientas sencillas e intuitivas para la configuración de derechos y privilegios sobre los distintos documentos y carpetas de la gestión documental. Estas mismas herramientas son las que se utilizan para configurar la capacidad de un usuario de IDOC para participar en un proceso de Workflow y ejecutar determinadas acciones del flujo de trabajo sobre un documento.

Digitalización Certificada

el Módulo de iDOC, IScanCert está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), nuestro módulo IScanCert, convierte las facturas recibidas en facturas electrónicas certificadas por la AEAT, con validez legal ante los organismos oficiales. Además, da la posibilidad a las empresas de destruir y deshacerse del documento físico.

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Firma Digital

Con nuestra Gestión Documental vas a poder firmar digitalmente tus archivos PDF utilizando tus certificados. Oficina sin papeles: con la firma electrónica desaparece el papel. Eliminando el papel evitamos también su almacenaje y organización. Mayor seguridad: la firma electrónica es más segura jurídicamente que la manual. No desplazamiento: al enviarse los documentos electrónicos a través de la plataforma. Reduce costes y tiempo de gestión: todo lo anterior puede resumirse en un ahorro de costes y de tiempo.

OCR Reconocimiento óptico de caracteres

Una ventaja de la Gestión Documental es que dispone de motor OCR, lo que le otorga la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado, o de Imagen.

iDOC dispone además de un Pick OCR, que le permite convertir a texto cualquier parte seleccionada de una Imagen.

La Integración del OCR en el RPA (Robotic Process Automation), le permite automatizar Documentos en función de su contenido, integrándose con BPM – Workflow de iDOC para una automatización completa.

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Facilidad de Uso y Eficiencia

La formación para un usuario normal de nuestra Gestión Documental – iDOC es de aproximadamente una hora; ya que hemos respetado la forma de trabajo normal de cualquier organización, dotándola de todas las ventajas aportadas por la aplicación. Con la gestión documental llevamos el software empresarial a las personas y no al contrario además, se dispone en cualquier momento de ayuda y tutoriales ONLINE, con lo que las posibles dudas pueden ser consultadas al instante. El núcleo de la Gestión Documental es una base de datos relacional por lo que el acceso a la documentación es rápido, eficiente y seguro.

La información es de la Compañia

Con nuestra gestión documental – iDOC la información es de la entidad, NO de la persona que la genera. Cuando es necesario y si se está autorizado, podemos acceder a los documentos de cualquier persona, algo imprescindible ya que no se puede parar una empresa, porque una persona esté ausente por cualquier motivo. Todos los accesos, como es natural, quedan Auditados.

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Evita la pérdida de Documentación

La Gestión Documental – iDOC impide que desaparezcan  documentos electrónicos. Además permite de una manera muy rápida y sencilla crear una nueva versión de un documento almacenado en la Gestión Documental. El documento de la nueva versión podrá ser modificado mientras que los documentos electrónicos de versiones anteriores quedarán para su consulta, lo que permite recuperar información en caso de que sea necesario. Por ejemplo, si en la gestión documental un documento se ha borrado accidentalmente un párrafo, se puede abrir una versión anterior del documento para recuperarla. Así se impide la pérdida o modificación de la información. Recuperación de la documentación perdida con nuestro buscador. 

De modo sencillo se puede reenviar una nueva versión de un documento a aquellos destinatarios que recibieron una versión anterior, facilitando la gestión de documentos así el trabajo del usuario de iDOC y a la vez reforzando su seguridad. A la hora de encontrar un documento de la gestión documental, todas las versiones participan en el proceso de la búsqueda, que puede ser por el contenido del documento o por metadatos relacionados con el documento. No hay límite en cuanto al número de versiones ni al almacenamiento más allá de la capacidad del equipo informático de que se disponga.

Además, da la posibilidad de eliminar la versión actual y volver a la versión anterior o incluso hacer que cualquier versión anterior pueda pasar a ser la versión actual. en nuestra gestión documental para el control de las versiones se almacena el quién, cuándo y porqué se ha creado una nueva versión de un documento y además el software de gestión documental le informará de los usuarios internos y destinatarios de email (externos) que han recibido cualquier versión del documento en caso de que el documento haya sido enviado.

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iDOCPublisher es la aplicación de Imagine diseñada para publicar documentos en la web procedentes de la Gestión Documental iDOC.

Con iDOCPublisher podrá publicar en Internet toda la documentación que ud. quiera compartir con sus clientes, proveedores, sus propios trabajadores o el público en general. 

 

En nuestra gestión documental usted define los grupos de publicación y usuarios que pueden registrarse para acceder a los documentos «publicados», estableciendo todos los grupos de publicación de documentos que necesite. Con tan solo hacer clic en el documento de iDOC, el archivo se publicará en la web y, además, tendrá registro de quién visita o descarga cada documento. 

 

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Potente Motor de Búsqueda

Nuestro gestor documental incorpora un sistema basado en unas bases de datos SQL Server y dispone de un Potente motor de búsquedas muy potente para encontrar documentos no importa si tiene cientos de miles o millones de archivos, el motor de Búsqueda de iDOC, encontrará los documentos deseados, pudiendo combinar en la búsqueda uno solo o multitud de metadatos, o cualquier otro dato que recuerde del documento

  • Búsqueda rápida entre miles de archivos
  • Búsqueda Interior de los Documentos
  • Máxima Integración con nuestro CRM

Acceso Remoto a la Gestión Documental

Nuestra gestión documental está disponible para funcionar On Premise, (su Intranet privada, sus servidores) y en la Nube. Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft. Tanto si tiene instalado iDOC en su Intranet como si está en la Nube, con Imagine Conectado podrá acceder desde cualquier lugar.

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Auditoría

Imagine Consulting ha puesto especial esmero en el desarrollo de esta función de la Gestión Documental, de modo que quede registro electrónico de las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quién y cuándo crea, modifica, o accede a cada documento). Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.

Quién ha enviado un Documento

Quién ha modificado un documento

¿Sabe a quién se le ha enviado un documento?

En la actualidad seguro que usted NO puede saber si un documento determinado ha sido enviado y a quién, ya que esta información está en el correo saliente de cada persona de su empresa, con la gestión documental nuestra simplemente consultando la auditoría de un archivo, usted sabrá a quiénes, cuándo y por quién de su empresa ha sido enviado el documento.

Sabrás en todo momento qué hacen los documentos

Tenemos un control total del movimiento de los documentos.

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Integración con tu Correo Electrónico

Los correos electrónicos forman hoy una parte muy importante del conjunto de documentos de la empresa, la gestión documental le permitirá integrar los E-mail, recibidos y enviados, conjuntamente con el resto de los documentos de sus clientes, proveedores, proyectos etc

Integración Total

Desde la Gestión Documental serás capaz de enviar correos.

Empresas

100 % adaptable a las organizaciones.

Escaneo de Documentos y Almacenamiento

La Gestión Documental (IDOC) incorpora los interfaces TWAIN y WIA que le permitirán la conexión a todos los escáneres compatibles del mercado. Además soporta cualquier sistema de almacenamiento masivo de datos, incluidos almacenamientos en la NUBE.

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Máxima Seguridad con nuestra Gestión Documental

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Seguridad y definición del acceso a los documentos

La seguridad es uno de los puntos fuertes del sistema de gestión documental iDOC. Un completo sistema de administración que posibilita definir para cada empresa los centros de trabajo, departamentos, categorías, personas o grupos de privilegio con los DERECHOS asociados para acceder y manejar los documentos. Como todo el mundo sabe son muchas las posibilidades de que un usuario avanzado en Windows, encuentre el camino para llegar a ficheros a los que no que no está autorizado. 

Máxima Seguridad

Accede a tus ficheros de forma segura.

Durante muchos años, este ha sido un dolor de cabeza para los administradores de sistemas, ya que a medida que estos encontraban nuevos medios para bloquear el acceso a la información de las personas no autorizadas, estas a través de las propias utilidades de Windows, o de otros programas de gestion y utilidades, encuentran el modo de “saltar” la seguridad de los administradores. No hace falta resaltar el gran perjuicio que supone para cualquier empresa, el uso indebido y desleal de la información obtenida por estos métodos, sobre todo en muchas ocasiones en que las empresas, están sufriendo las consecuencias de estas fugas de información, sin enterarse de que personas y que documentos están siendo usados indebidamente.

Servidor Seguro de Documentos IDOC (SSD)

Con nuestro sistema de gestión la seguridad es algo vital para su empresa, el gestores documentales iDOC le permite activar el servicio de Servidor Seguro de Documentos (SSD) que hace imposible que las personas no autorizadas accedan a los documentos protegidos por iDOC (aunque sean expertos en Informática). Este nuevo servidor de documentos protege todos los documentos que contiene iDOC sin importar del tipo que sean (WORD, EXCEL, PDF, Imágenes, Planos, etc) y evita que sean vistos, abiertos, modificados o borrados en su ubicación real y por personal no autorizado en iDOC.  

El nuevo programa de gestión del Servidor Seguro de Documentos impide estas acciones y asegura a nuestros clientes la protección total de los documentos de la empresa, impidiendo cualquier actividad no autorizada o también posibles infecciones de virus y/o criptovirus que puedan destruir la documentación de su empresa

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Comunicación segura entre oficinas

Usted podrá enviar sus documentos a cualquier parte del mundo, ya que la gestión documental de Imagine está integrada totalmente con Outlook. Como suponemos que usted conoce, hoy en día los correos electrónicos NO tienen ninguna seguridad, ya que los datos pasan por muchos ordenadores de diversos proveedores de Internet.

Si la comunicación es entre dos sistemas iDOC la información que iDOC envía por correo (Outlook) está encriptada y comprimida recibiendo de forma automática el acuse de recibo de las oficinas remotas. Con esta encriptación aseguramos la CONFIDENCIALIDAD de las comunicaciones dentro del grupo.

Control de Seguridad del uso de los documentos

IDOC con su sistema de gestión interna le permite la recuperación de la información establecer Avisos Automáticos a los administradores y/o Bloqueo de acceso al usuario, cuando este usuario copia, abre, envía etc. un número de documentos no habituales a su trabajo diario, así IDOC puede evitar que un usuario infiel realice un uso indebido de los documentos. Nuestros 30 años de experiencia en gestión documental nos hacen saber lo importante que son estos controles en las empresas, para evitar robos de Información.

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Máxima adaptabilidad a su Organización

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Adaptable a la Organización

El sistema de gestión documental iDOC ha sido diseñado para adaptarse a empresas de todos los sectores y suministrándose con un sistema de organización estándar que usted puede modificar solo o con la ayuda de nuestros consultores. En cualquier caso la implantación el sistema de gestión documental  es siempre cuestión de una a tres semanas. El administrador del sistema puede configurar todos parámetros necesarios para adaptarlo a su organización.

Máxima seguridad

Un sitio que contiene sus archivos de forma segura.

Disponibilidad de la documentación

Desde cualquier punto puede llegar a la documentación de su empresa.

La gestión documental incorpora un sistema de control de versiones y los distintos Workflow que pueda necesitar su empresa los puede configurar el proveedor o usted mismo. Además estas funcionalidades se pueden modificar en el tiempo según sus necesidades.

El acceso a la documentación y los derechos de cada persona y grupo pueden ser definidos por el administrador. El administrador crea los documentos de su organización, fijando los parámetros de cada uno. De esta forma, la información es siempre homogénea, por ejemplo: el administrador puede fijar los parámetros de escaneado para cada tipo de documento y, si lo desea, comprimir o no el mismo. Así, la persona que escanea, no tiene que preocuparse de nada ni tener conocimientos de lo que significa PDF, JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP u otros formatos de imagen.

Documentos: Conceptos y Tipos

A diferencia de otros sistemas de gestión documental del mercado que entienden por documentación sólo el papel, para nuestro software de gestión documental iDOC toda la información que usted maneja diariamente es tratada como un documento. De esta forma todo el papel que reciba y los otros documentos recibidos y generados en su empresa como: hojas de cálculo, tratamientos de textos, facturas, recibos, albaranes, pedidos, E-mail, planos, vídeo, son documentos para nuestro sistema de gestión documental, Sin necesidad de tener que imprimirlos o escanearlos (como la documentación sobre papel que recibe). Los distintos documentos se definen en función de las necesidades de su empresa.

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Especialistas en Software de Gestión para Empresas

Nuestro softwares están especializados en diferentes sectores: Software para Abogados, Gestión Documental, CRM y ERPs para Industrias. 

Empresas

Disponemos de Soluciones para diferentes sectores.

Software en la Nube

Nuestro Software se conecta con la Nube Azure de Microsoft.

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