Software Gestión Documental

Índice

La Gestión Documental está diseñada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos que maneja una organización.

Todos los documentos, correos electrónicos e imágenes digitales que una empresa genera o recibe, pasan a formar parte de una estructura ordenada a la que los empleados pueden acceder de forma rápida y sencilla.

1. ¿Qué es la Gestión Documental?

Con cada vez más documentos entrando y saliendo de las empresas, contar con un potente gestor documental es clave para aumentar la eficiencia, reducir costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes y acortar los circuitos de trabajo. En definitiva, iDOC, el programa de Gestión Documental de Imagine, transformará digitalmente su organización y la hará más competitiva.

Imagine tiene más de 25 años de experiencia en la Gestión Electrónica Documental, lo que nos reporta una enorme ventaja frente a la competencia. Sabemos lo que pasa cuando hay centenares de usuarios y millones de documentos electrónicos archivados en línea.

La Gestión Documental – iDOC permite dar cobertura a grandes corporaciones y a pequeñas empresas gracias a su tecnología de desarrollo y su funcionamiento sobre sus bases de datos SQL Server, que le permite un mejor rendimiento, más escalabilidad y más usuarios finales simultáneos.

El Software de Gestión Documental puede funcionar tanto On Premise (servidor en las instalaciones del cliente), como también Cloud por medio de la Nube Microsoft Azure de la cual Imagine es CSP (Cloud Solution Provider).

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2. ¿Cuáles son los beneficios de la Gestión Documental?

La Gestión Documental – iDOC le permite digitalizar su documentación y acceder al archivo General y documentos electrónicos para obtener TODA la información de su organización (a la que esté autorizado) y al mismo tiempo le permite distribuir toda esta información a las personas necesarias dentro de su oficina sin levantarse de su asiento, disponiendo de cualquier documento de forma instantánea cuando se necesita. Además, gracias a iDOC Publisher podrá compartir archivos seleccionados a través de la web sin abandonar la Gestión Documental.

Tendrás una Integración total de Email de Cuentas de Empresa en iDOC + Workflow + RPA

PROBLEMA:
En muchas empresas se reciben Email, por ejemplo, desde su página Web (consultas), o desde otros remitentes que envían a una cuenta de Outlook de la empresa. Normalmente esta cuenta la reciben varias personas de la empresa.
Como todas las personas reciben los mismos Email, se genera un trabajo muy complicado y poco eficiente para ver ¿QUIÉN? es la persona que procesa un Email determinado, ya que esto implica una comunicación constante entre todas las personas (algo muy poco eficiente). Todo esto genera un gran trabajo y además, externamente habrá que indicar ¿QUIÉN? hace cada cosa. De esta forma, generalmente se quedan cosas sin hacer, atrasadas y repetidas; perdiendo mucho tiempo al tener que hablarlo y coordinarlo entre las distintas personas.

SOLUCIÓN:
Para las Cuentas de Empresa en iDOC hemos combinado varías tecnologías, abordando este problema y resolviéndolo de manera EFICIENTE. Hemos logrado que, aunque varias personas recojan por Outlook las Cuentas de Empresa, los Email recibidos NO SE DUPLIQUEN y estén ARCHIVADOS en iDOC UNA SOLA VEZ. Así cualquier persona puede ver los estados de los Email recibidos y si están atendidos o NO, sin necesidad de comunicarse entre ellos.

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Obtendrás un gran ahorro desde el primer minuto.

3. ¿Por qué la Gestión Documental de Imagine es la mejor opción para mi empresa?

Todo el mundo está hablando hoy de AUTOMATIZAR los procesos de NEGOCIO en las empresas, letras mágicas como: BPM (Business Process Management), BPA (Business Process Automation), RPA (Robotics Process Automation), RDA  (Robotics Desktop Automation), ML (Machine Learning) o OCR (Optical Character Recognition) están a la orden del día, y las podemos ver y oír en todos los foros.

En Imagine hemos trabajado duro e iDOC dispone hoy de todas esas tecnologías.

Hemos realizado este trabajo con el OBJETIVO que siempre mueve a Imagine: «Poner a nuestros Clientes por delante de sus Competidores».

Descubre aquí como estas tecnologías integradas con el programa de Gestión Documental pueden ayudar a sus empresas en la AUTOMATIZACIÓN de los procesos de negocio.

4. ¿Qué herramientas tiene el Gestor Documental iDOC?

Motor de búsqueda de documentos electrónicos

OCR - Reconocimiento Óptico de Carácteres

Firma de documentos electrónicos digitales

Comunicaciones entre usuarios

Control de Versiones

Auditoría

Gestión de Avisos

Búsqueda de textos a medida

Workflow - Flujos de documentos

Acceso simultáneo

RPA - Automatización Robótica de Procesos

Seguridad y Confidencialidad

Imagine Conectado - Acceso Remoto - Teletrabajo

iDOCPublisher - Comparte en web

Digitalización Certificada

El módulo de iDOC, IScanCert está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), nuestro módulo IScanCert, convierte las facturas recibidas en facturas electrónicas certificadas por la AEAT, con validez legal ante los organismos oficiales. Además, da la posibilidad a las empresas de destruir y deshacerse del documento físico.

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Grupos de Documentos

Con el Gestor Documental iDOC puedes relacionar documentos entre sí, sin moverlos de sus carpetas correspondientes, creando una Carpeta de Grupo de Documentos.

Por ejemplo, puedes tener en iDOC una carpeta en la que archivar todos los albaranes que recibes de un proveedor y otra destinada al archivo de las facturas y crear una asociación entre ellos sin romper el orden del archivo documental. 

Esta nueva funcionalidad de iDOC otorga muchas posibilidades y hace que la gestión del archivo documental de la empresa sea totalmente eficiente.

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Gestión de Avisos

Los documentos del Gestor Documental iDOC pueden contener avisos, que se pueden configurar de una manera muy precisa e incluso se pueden enviar a otros usuarios de la Gestión Documental. Además, un mismo documento puede contener varios avisos y puedes gestionar su periodicidad en horas, días, semanas, meses o años. También puedes especificar que el aviso se active cada, por ejemplo, primer lunes del mes, hacer que caduque o ser indefinido. ¿Imaginas toda su utilidad?

Contratos, alquileres, seguros, documentos con validez legal… multitud de archivos se beneficiarán de esta potente herramienta de iDOC.

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Workflow - Flujo de Documentos

Gracias al Gestor Documental iDOC podrás definir flujos de trabajo para los documentos y automatizar tareas. De forma instantánea, los documentos entrantes se enviarán a las personas seleccionadas de dentro o fuera de tu organización a través de la conexión con el correo electrónico y se archivarán en las carpetas definidas para ello.

Tu documentación estará siempre archivada en el lugar correcto y al alcance de todos los usuarios predefinidos. 

Firma Digital

Con nuestra Gestión Documental vas a poder firmar digitalmente tus archivos PDF utilizando tus certificados.

Oficina sin papeles: con la firma electrónica desaparece el papel. Eliminando el papel evitamos también su almacenaje y organización. Mayor seguridad: la firma electrónica es más segura jurídicamente que la manual. No desplazamiento: al enviarse los documentos electrónicos a través de la plataforma. Reduce costes y tiempo de gestión: todo lo anterior puede resumirse en un ahorro de costes y tiempo.

OCR

Una ventaja del programa de Gestión Documental es que dispone de motor OCR de Reconocimiento Óptico de Carácteres, lo que le otorga la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado, o de Imagen.

iDOC dispone además de un Pick OCR, que le permite convertir a texto cualquier parte seleccionada de una Imagen.

La Integración del OCR en el RPA (Robotic Process Automation), le permite automatizar Documentos en función de su contenido, integrándose con BPM – Workflow de iDOC para una automatización completa.

iDOCPublisher

IDOCPublisher es la herramienta de Imagine diseñada para publicar documentos en la web procedentes de la Gestión Documental iDOC.

Con iDOCPublisher podrás publicar en Internet toda la documentación que quieras compartir con clientes, proveedores, trabajadores o público en general.

En nuestra Gestión documental puedes definir los grupos de publicación y usuarios que pueden registrarse para acceder a los documentos «publicados» estableciendo todos los grupos de publicación de documentos que necesites. Con tan solo hacer clic en el documento de iDOC, el archivo se publicará en la web y, además, tendrás un informe con el registro de quién visita o descarga cada documento.

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5. ¿Cuánto tiempo cuesta poner en marcha la Gestión Documental?

La formación para un usuario normal de nuestro programa de Gestión Documental – iDOC es de aproximadamente una hora; ya que hemos respetado la forma de trabajo normal de cualquier organización, dotándola de todas las ventajas aportadas por la aplicación. Con la gestión documental llevamos el software empresarial a las personas y no al contrario, además, se dispone en cualquier momento de ayuda y tutoriales ONLINE, con lo que las posibles dudas pueden ser consultadas al instante. El núcleo de la Gestión Documental es una base de datos relacional por lo que el acceso a la documentación es rápido, eficiente y seguro.

¡Con la Gestión Documental, la información es de la compañía!

Con nuestra gestión documental – iDOC la información es de la entidad, NO de la persona que la genera. Cuando es necesario y si se está autorizado, podemos acceder a los documentos de cualquier persona, algo imprescindible ya que no se puede parar una empresa, porque una persona esté ausente por cualquier motivo. Todos los accesos, como es natural, quedan Auditados.

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iDOC - Gestión Documental

Evita la pérdida de Documentación

La Gestión Documental – iDOC impide que desaparezcan  documentos electrónicos. Además permite de una manera muy rápida y sencilla crear una nueva versión de un documento almacenado en la Gestión Documental. El documento de la nueva versión podrá ser modificado mientras que los documentos electrónicos de versiones anteriores quedarán para su consulta, lo que permite recuperar información en caso de que sea necesario. Por ejemplo, si en la gestión documental un documento se ha borrado accidentalmente un párrafo, se puede abrir una versión anterior del documento para recuperarla. Así se impide la pérdida o modificación de la información. Recuperación de la documentación perdida con nuestro buscador. 

De modo sencillo se puede reenviar una nueva versión de un documento a aquellos destinatarios que recibieron una versión anterior, facilitando la gestión de documentos así el trabajo del usuario de iDOC y a la vez reforzando su seguridad. A la hora de encontrar un documento de la gestión documental, todas las versiones participan en el proceso de la búsqueda, que puede ser por el contenido del documento o por metadatos relacionados con el documento. No hay límite en cuanto al número de versiones ni al almacenamiento más allá de la capacidad del equipo informático de que se disponga.

Además, da la posibilidad de eliminar la versión actual y volver a la versión anterior o incluso hacer que cualquier versión anterior pueda pasar a ser la versión actual. en nuestra gestión documental para el control de las versiones se almacena el quién, cuándo y porqué se ha creado una nueva versión de un documento y además el software de gestión documental le informará de los usuarios internos y destinatarios de email (externos) que han recibido cualquier versión del documento en caso de que el documento haya sido enviado.

Encuentra tus documentos en un clic

Nuestro gestor documental incorpora un sistema basado en unas bases de datos SQL Server y dispone de un Potente motor de búsquedas muy potente para encontrar documentos no importa si tiene cientos de miles o millones de archivos, el motor de Búsqueda de iDOC, encontrará los documentos deseados, pudiendo combinar en la búsqueda uno solo o multitud de metadatos, o cualquier otro dato que recuerde del documento

  • Búsqueda rápida entre miles de archivos
  • Búsqueda Interior de los Documentos
  • Máxima Integración con nuestro CRM
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Accede de forma remoto a la Gestión Documental

Nuestra gestión documental está disponible para funcionar On Premise, (su Intranet privada, sus servidores) y en la Nube. Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft. Tanto si tiene instalado iDOC en su Intranet como si está en la Nube, con Imagine Conectado podrá acceder desde cualquier lugar.

Monitoriza la Auditoría

Imagine Consulting ha puesto especial esmero en el desarrollo de esta función de la Gestión Documental, de modo que quede registro electrónico de las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quién y cuándo crea, modifica, o accede a cada documento). Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.

¿Quieres saber a quién se ha enviado un documento?

En la actualidad seguro que usted NO puede saber si un documento determinado ha sido enviado y a quién, ya que esta información está en el correo saliente de cada persona de su empresa. Con la Gestión Documental nuestra simplemente consultando la auditoría de un archivo, usted sabrá a quiénes, cuándo y por quién de su empresa ha sido enviado el documento.

Integra la Gestión Documental con tu Correo Electrónico

Los correos electrónicos forman hoy una parte muy importante del conjunto de documentos de la empresa, la gestión documental le permitirá integrar los E-mail, recibidos y enviados, conjuntamente con el resto de los documentos de sus clientes, proveedores, proyectos etc

Conecta con tus escáneres y Almacena en la Nube

La Gestión Documental (IDOC) incorpora los interfaces TWAIN y WIA que le permitirán la conexión con todos los escáneres compatibles del mercado. Además soporta cualquier sistema de almacenamiento masivo de datos, incluidos almacenamientos en la NUBE.

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¿Qué seguridad ofrece la Gestión Documental?

Seguridad y Definición del acceso a los documentos

La seguridad es uno de los puntos fuertes del sistema de gestión documental iDOC. Un completo sistema de administración que posibilita definir para cada empresa los centros de trabajo, departamentos, categorías, personas o grupos de privilegio con los DERECHOS asociados para acceder y manejar los documentos. Como todo el mundo sabe son muchas las posibilidades de que un usuario avanzado en Windows, encuentre el camino para llegar a ficheros a los que no que no está autorizado. 

Máxima Seguridad

Durante muchos años, este ha sido un dolor de cabeza para los administradores de sistemas, ya que a medida que estos encontraban nuevos medios para bloquear el acceso a la información de las personas no autorizadas, estas a través de las propias utilidades de Windows, o de otros programas de gestion y utilidades, encuentran el modo de “saltar” la seguridad de los administradores. No hace falta resaltar el gran perjuicio que supone para cualquier empresa, el uso indebido y desleal de la información obtenida por estos métodos, sobre todo en muchas ocasiones en que las empresas, están sufriendo las consecuencias de estas fugas de información, sin enterarse de que personas y que documentos están siendo usados indebidamente.

Servidor Seguro de Documentos IDOC (SSD)

Con nuestro sistema de gestión la seguridad es algo vital para su empresa, el gestores documentales iDOC le permite activar el servicio de Servidor Seguro de Documentos (SSD) que hace imposible que las personas no autorizadas accedan a los documentos protegidos por iDOC (aunque sean expertos en Informática). Este nuevo servidor de documentos protege todos los documentos que contiene iDOC sin importar del tipo que sean (WORD, EXCEL, PDF, Imágenes, Planos, etc) y evita que sean vistos, abiertos, modificados o borrados en su ubicación real y por personal no autorizado en iDOC.  

El nuevo programa de gestión del Servidor Seguro de Documentos impide estas acciones y asegura a nuestros clientes la protección total de los documentos de la empresa, impidiendo cualquier actividad no autorizada o también posibles infecciones de virus y/o criptovirus que puedan destruir la documentación de su empresa

Comunicación segura entre oficinas

Usted podrá enviar sus documentos a cualquier parte del mundo, ya que la gestión documental de Imagine está integrada totalmente con Outlook. Como suponemos que usted conoce, hoy en día los correos electrónicos NO tienen ninguna seguridad, ya que los datos pasan por muchos ordenadores de diversos proveedores de Internet.

Si la comunicación es entre dos sistemas iDOC la información que iDOC envía por correo (Outlook) está encriptada y comprimida recibiendo de forma automática el acuse de recibo de las oficinas remotas. Con esta encriptación aseguramos la CONFIDENCIALIDAD de las comunicaciones dentro del grupo.

Control de Seguridad del uso de los documentos

IDOC con su sistema de gestión interna le permite la recuperación de la información establecer Avisos Automáticos a los administradores y/o Bloqueo de acceso al usuario, cuando este usuario copia, abre, envía etc. un número de documentos no habituales a su trabajo diario, así IDOC puede evitar que un usuario infiel realice un uso indebido de los documentos. Nuestros 30 años de experiencia en gestión documental nos hacen saber lo importante que son estos controles en las empresas, para evitar robos de Información.

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¿Cómo se adapta la Gestión Documental a las empresas?

100% adaptable a cualquier organización

El sistema de gestión documental iDOC ha sido diseñado para adaptarse a empresas de todos los sectores y suministrándose con un sistema de organización estándar que usted puede modificar solo o con la ayuda de nuestros consultores. En cualquier caso la implantación el sistema de gestión documental  es siempre cuestión de una a tres semanas. El administrador del sistema puede configurar todos parámetros necesarios para adaptarlo a su organización.

Disponibilidad de la documentación

Desde cualquier punto puede llegar a la documentación de su empresa.

Máxima seguridad

Un sitio que contiene sus archivos de forma segura.

La gestión documental incorpora un sistema de control de versiones y los distintos Workflow que pueda necesitar su empresa los puede configurar el proveedor o usted mismo. Además estas funcionalidades se pueden modificar en el tiempo según sus necesidades.

El acceso a la documentación y los derechos de cada persona y grupo pueden ser definidos por el administrador. El administrador crea los documentos de su organización, fijando los parámetros de cada uno. De esta forma, la información es siempre homogénea, por ejemplo: el administrador puede fijar los parámetros de escaneado para cada tipo de documento y, si lo desea, comprimir o no el mismo. Así, la persona que escanea, no tiene que preocuparse de nada ni tener conocimientos de lo que significa PDF, JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP u otros formatos de imagen.

¿Qué tipos de documentos puedo manejar con la Gestión Documental?

A diferencia de otros sistemas de gestión documental del mercado que entienden por documentación sólo el papel, para nuestro software de gestión documental iDOC toda la información que usted maneja diariamente es tratada como un documento. De esta forma todo el papel que reciba y los otros documentos recibidos y generados en su empresa como: hojas de cálculo, tratamientos de textos, facturas, recibos, albaranes, pedidos, E-mail, planos, vídeo, son documentos para nuestro sistema de gestión documental, Sin necesidad de tener que imprimirlos o escanearlos (como la documentación sobre papel que recibe). Los distintos documentos se definen en función de las necesidades de su empresa.

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