Software Gestión Documental

Hoy en día una eficiente gestión documental es una tarea esencial en cualquier empresa para aumentar la eficiencia, reducir costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes, acortar los circuitos de trabajo, hacer su organización más competitiva.

Imagine lleva más de 20 años de experiencia en la gestión electrónica de documentos, lo que nos reportan una enorme ventaja frente a la competencia, sabemos lo que pasa cuando hay centenares de usuarios y millones de documentos en línea.

Máxima Disponibilidad

Accede cuando quieras a tus documentos.

Microsoft Azure

Colaboramos con la Nube de Azure de Microsoft.

iDOC permite dar cobertura desde grandes organizaciones multisede hasta instalaciones monopuesto portátil. Gracias a su tecnología de desarrollo y su funcionamiento sobre SQL Server, le permite un mejor rendimiento, más escalabilidad y más usuarios simultáneos.

iDOC puede funcionar tanto On Premise (servidor en las instalaciones del cliente), como también Cloud por medio de la Nube Microsoft Azure de la cual Imagine es CSP (Cloud Solution Provider)de Microsoft.

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Ventajas de Nuestra Gestión Documental

De sobra es sabido la cantidad de documentos que se manejan en cualquier empresa, así como la diversidad de ellos: faxes, circulares, cartas, fotos, imágenes, avisos, facturas, pedidos, albaranes, prensa, E-mail, notas, planos, hojas de cálculo, agendas, vídeo, sonido, etc…

Nuestra Gestión Documental (IDOC) le permite acceder al archivo General y obtener TODA la información de su organización (a la que esté autorizado) y al mismo tiempo le permite distribuir toda esta información a las personas necesarias dentro de su oficina, e incluso a otras situadas en oficinas de la misma o distinta ciudad sin levantarse de su asiento, disponiendo de cualquier documento de forma instantánea cuando se necesita.

OCR Reconocimiento óptico de caracteres

Firma de Documentos Digitales

Recuperación rápida de los documentos

Motor de Búsquedas de Documentos

Mejor Gestión Financiera

Comunicaciones entre usuarios

Control de versiones

Reducción de Costes

Conservación de Documentos Originales

Seguridad y Confidencialidad

Servidor WorkFlow

Auditoria

Reducción Física del espacio de archivo

Mayor productividad

Distribución y control de la recepción

Mejora de tiempos

Distribución instantánea de la documentación

Acceso Simultáneo​

Almacenamiento en la NUBE y On Premise

Búsqueda de Textos a medida

Servidor Seguro de Documentos (protección anti ramsonware)

Diga fin a la pérdida de documentos

Control de Seguridad del Uso de los Documentos (Bloqueo Usuarios malintencionados)

Características de la Gestión Documental

Digitalización Certificada

¡Estamos de enhorabuena! La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha resuelto que nuestro programa IScanCert, destinado a convertir las facturas recibidas en facturas electrónicas certificadas por la AEAT, cumple con todos los requisitos para estar homologado como software de digitalización certificada con validez legal ante cualquier organismo oficial. Además, permite a las empresas destruir y deshacerse del documento físico.

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Firmar Documento Digitalmente

Firma Digitalmente tus archivos PDF utilizando tus certificados. Cero papel: con la firma electrónica desaparece el papel. No almacenamiento físico: eliminando el papel evitamos también su almacenaje y organización. Mayor seguridad: la firma electrónica es más segura jurídicamente que la manual. No desplazamiento: al enviarse los documentos a través de la plataforma. Reduce costes y tiempo de gestión: todo lo anterior puede resumirse en un ahorro de tiempo y de dinero.

OCR Reconocimiento óptico de caracteres

La principal ventaja es la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado sin OCR. Esto supone realizar búsquedas rápidas sin tener que perder tiempo buscando entre todo el documento, página a página, palabra a palabra, para encontrar algo concreto.

Además, este tipo de soluciones en organizaciones que ya tienen hardware de escaneo (equipos multifunción o escáneres) supone que no hay que reemplazar estos equipos por escáneres más modernos, en muchos casos con la misma calidad de escaneo, y con la única aportación del software OCR en el dispositivo.

Facilidad de Uso y Eficiencia

El entrenamiento para un usuario normal de iDOC es de aproximadamente una hora; ya que hemos respetado la forma de trabajo normal de cualquier organización, dotándola de todas las ventajas aportadas por el Software. Con iDOC llevamos el software a las personas y no las personas al software. Además, se dispone en todo momento de ayuda y tutoriales ONLINE, con lo que cualquier duda puede ser consultada al instante. Su núcleo es una base de datos relacional por lo que el acceso a la documentación es rápido, eficiente y seguro.

La información es de la Compañia

Con iDOC la información es de la entidad, NO de la persona que la genera; ya que resulta facilísimo, si una persona está ausente, entrar en su documentación (si se está autorizado) y utilizar los documentos que se necesiten, todo esto como es natural queda Auditado.

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Evita la pérdida de Documentación

La Gestión Documental de iDOC impide la Pérdida de Documentos. Además permite de una manera muy rápida y sencilla crear una nueva versión de un documento almacenado en la Gestión Documental. El documento de la nueva versión podrá ser modificado mientras que los documentos de versiones anteriores quedarán para sólo consulta, lo cual permite recuperar la información en caso de que sea necesario. Por ejemplo, si en un documento se ha borrado accidentalmente un párrafo, se puede abrir una versión anterior del documento para recuperarla. De esta manera se impide la pérdida o modificación de la información.

De manera sencilla se puede reenviar una nueva versión de un documento a aquellos destinatarios que recibieron cualquier versión anterior facilitando así el trabajo del usuario de iDOC y a la vez reforzando la seguridad. A la hora de encontrar un documento de la gestión documental, todas las versiones participan en el proceso de la búsqueda, que puede ser por el contenido del documento como por metadatos relacionados con el documento. No hay límite en cuanto al número de versiones ni al almacenamiento más allá de la capacidad del equipo informático de que se disponga.

Además, se permite eliminar la versión actual y volver a la versión anterior o incluso hacer que cualquier versión anterior pueda pasar a ser la versión actual. Para el control de las versiones se almacena el quién, cuando y porqué se ha creado una nueva versión de un documento y además el gestor documental le informará de los usuarios internos y destinatarios de email (externos) que han recibido cualquier versión del documento en caso de que el documento haya sido enviado.

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Workflow de nuestra Gestión Documental

El Servidor Workflow de nuestra Gestión Documental iDOC le permite definir flujos de trabajo que le ayudará a automatizar tareas vinculadas a los documentos, desde el estado inicial del Documento en la entrada en la gestión documental, hasta la clasificación del Documento en determinadas carpetas, diseñando las distintas acciones y estados de los Documentos en el flujo Workflow, lo que supondrá el movimiento y/o envío del documento con el nuevo estado al siguiente paso del proceso.

El IDOC Imagine es el único software de gestión electrónica documental que le permitirá definir 2 tipos de flujos de trabajo, tanto el inicial (al crear el documento), como todos los secundarios que su gestión empresarial pueda necesitar.

La combinación de los 2 tipos flujos de trabajo es una potente herramienta de trabajo que se adapta a la mayoría de las necesidades empresariales, automatizando las acciones y estados de los documentos, con las carpetas y personas de destino según la acción aplicada y estado del Documento.

Sin necesidad de programación se pueden definir los flujos de trabajo de manera rápida y sencilla. Gracias a los flujos de trabajo de IDOC, los usuarios desempeñaran sus funciones de una manera más sencilla, eficaz y conforme a la definición del flujo de trabajo definido en aras de una mayor productividad y control.

IDOC se encarga de ejecutar dichos procesos que son transparentes para el usuario manteniendo un historial de los pasos ejecutados, mostrando en dicho historial el usuario, la acción realizada, la fecha, el estado del documento, y si lo desea un comentario para justificar el estado del documento.

IDOC permite enviar el documento automáticamente en cada acción realizada a los usuarios, carpetas de trabajo, direcciones de email y listas de envío de la empresa, definidos previamente en el flujo de trabajo, lo cual redunda en una mayor solidez del proceso evitando las carencias del trabajo manual, como errores, despistes, olvidos, etc.

IDOC dispone de unas herramientas sencillas e intuitivas para la configuración de derechos y privilegios sobre los distintos documentos y carpetas de la gestión documental. Estas mismas herramientas son las que se utilizan para configurar la capacidad de un usuario de IDOC para participar en un proceso de Workflow y ejecutar determinadas acciones del flujo de trabajo sobre un documento.

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Potente Motor de Búsqueda

Nuestra Gestión Documental iDOC está basado en SQL Server y dispone de un Potente motor de búsquedas de Documentos, no importa si tiene cientos de miles o millones de documentos, el motor de Búsqueda de iDOC, encontrara los documentos deseados, pudiendo combinar en la búsqueda uno solo o multitud de metadatos, o cualquier otro dato que recuerde del documento.

Acceso Remoto a la Gestión Documental

iDOC está disponible para funcionar On Premise, (su Intranet privada, sus servidores) y en la Nube. Imagine es CSP (Cloud Solution Provider) de Microsoft. Tanto si tiene instalado iDOC en su Intranet como si está en la Nube, nuestros consultores le pueden ayudar para definir y configurar los accesos remotos a los documentos autorizados.

iDOC también está preparado para que usted en colaboración con Imagine pueda crear Servicios WEB de acceso a los Documentos deseados, por ejemplo, para que sus clientes, proveedores etc. Puedan acceder a los Documentos Definidos para cada uno de ellos, nuestros consultores le asesorarán para estos proyectos.

Máxima Accesibilidad

Accede cuando quieras a tus documentos.

Seguridad

Vamos de la Mano de Microsoft con la Máxima Seguridad

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Auditoría

Imagine Consulting ha puesto especial esmero en el desarrollo de esta función de la Gestión Documental, de modo que quede registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quién y cuándo crea, modifica, o accede a cada documento). Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.

Quién ha enviado un Documento

Quién ha modificado un documento

¿Sabe a quién se le ha enviado un documento?

En la actualidad seguro que usted NO puede saber si un documento determinado ha sido enviado y a quien, ya que esta información está en el correo saliente de cada persona de su empresa, con iDOC simplemente poniéndose en un Documento usted sabrá a quiénes, cuándo y por quién de su empresa ha sido enviado el documento.

Sabrás en todo momento que hacen los documentos

Tenemos un control total del movimiento de los documentos.

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Integración con tu Correo Electrónico

Los correos electrónicos forman hoy una parte muy importante del conjunto de documentos de la empresa, iDOC le permitirá integrar los E-mail, recibidos y enviados, conjuntamente con el resto de los documentos de sus clientes, proveedores, proyectos etc

Integración Total

Desde la Gestión Documental serás capaz de enviar correos.

Empresas

Adaptable para cualquier empresa.

Escaneo de Documentos y Almacenamiento

La Gestión Documental (IDOC) incorpora los interfaces TWAIN y WIA que le permitirán la conexión a todos los escáneres compatibles del mercado. Además soporta cualquier sistema de almacenamiento masivo de datos, incluidos almacenamientos en la NUBE.

Máxima Seguridad con nuestra Gestión Documental

Seguridad y definición del acceso a los documentos

La seguridad es uno de los puntos fuertes de iDOC. Un completo sistema de administración permite definir para cada empresa los Centros de trabajo, Departamentos, Categorías, Personas, Grupos de privilegio; con los DERECHOS asociados para acceder y manejar los documentos. Como todo el mundo sabe, son muchas las posibilidades de que un usuario avanzado en Windows, encuentre la manera de acceder a documentos y ficheros a los que no que no está autorizado. 

Máxima Seguridad

Accede a sus documentos de forma segura.

Durante muchos años, este ha sido un dolor de cabeza para los administradores de sistemas, ya que a medida que estos encontraban nuevos medios para bloquear el acceso a la información de las personas no autorizadas, estas a través de las propias utilidades de Windows, o de otros programas y utilidades, encuentran el modo de “saltar” la seguridad de los administradores. No hace falta resaltar el gran perjuicio que supone para cualquier empresa, el uso indebido y desleal de la información obtenida por estos métodos, sobre todo en muchas ocasiones en que las empresas, están sufriendo las consecuencias de estas fugas de información, sin enterarse de que personas y que documentos están siendo usados indebidamente.

Servidor seguro de Documentos IDOC (SSD)

Si la seguridad es algo vital para su empresa, en iDOC se puede activar el Servicio (SSD), un servidor seguro de documentos, que hace imposible que las personas no autorizadas accedan a los documentos protegidos por iDOC (aunque sean Expertos en Informática). Este nuevo servidor de documentos, proteger los documentos que contiene iDOC, del tipo que sean, por ejemplo WORD, EXCEL, PDF, Imágenes, Planos etc. y que no podrán ser vistos, abiertos, modificados, borrados etc. por los usuarios no autorizados. 

El nuevo Servidor Seguro de Documentos (SSD) impide todas estas acciones, para asegurar a nuestros clientes la protección total de los documentos de la empresa, e impedir cualquier acceso no autorizado, también impide que cualquier persona con un “Pen Drive” se pueda llevar TODOS los documentos de su Despacho en unos minutos, o que una infección de Virus y/o CriptoVirus, pueda destruir la documentación de su empresa.

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Comunicación segura entre oficinas

Usted podrá enviar sus documentos a cualquier parte del mundo, ya que iDOC está integrado totalmente con Microsoft Outlook. Como suponemos que usted conoce hoy en día, los correos electrónicos, NO tienen ninguna seguridad, ya que los datos pasan por muchos ordenadores de diversos proveedores de Internet.

Si la comunicación es entre dos sistemas iDOC la información que iDOC envía por correo (Outlook) está encriptada y comprimida recibiendo de forma automática el acuse de recibo de las oficinas remotas. Con esta encriptación aseguramos la CONFIDENCIALIDAD de las comunicaciones del grupo cuando se comunican a través de Dos Gestiones Documentales iDOC.

Control de Seguridad del uso de los documentos

Solo IDOC le permite establecer Avisos Automáticos a los administradores y/o Bloqueo de acceso al usuario, cuando este usuario copia, abre, envía etc. un número de documentos no habituales a su trabajo diario, así IDOC puede evitar que un usuario infiel realice un uso indebido de los documentos, nuestros 30 años de experiencia en gestión documental, nos hacen saber lo importante que son estos controles en las empresas, para evitar robos de Información.

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Máxima adaptabilidad a su Organización

Adaptable a la Organización

iDOC ha sido diseñado para adaptarse a su organización, suministrándose con un sistema de organización estándar que usted puede modificar solo o con la ayuda de nuestros Consultores. En cualquier caso la implantación de iDOC es siempre cuestión de una a tres semanas. El administrador del sistema puede configurar todos parámetros necesarios, para adaptarlo a su organización.

Máxima Seguridad

Accede a sus documentos de forma segura.

Acceso a los Documentos

Desde cualquier punto puede acceder a sus Documentos.

El sistema de control de versiones y los distintos Workflow que pueda necesitar su empresa los puede configurar usted mismo, y modificar en el tiempo según sus necesidades.

El acceso a la documentación, los derechos de cada persona y grupo pueden ser definidos por el administrador. El administrador crea los tipos de documentos de su organización, fijando los parámetros de cada uno. De esta forma, la información es siempre homogénea, por ejemplo: el administrador puede fijar los parámetros de escaneado para cada tipo de documento y, si lo desea, comprimir o no el mismo. Así, la persona que escanea, no tiene que preocuparse de nada ni tener conocimientos de lo que significa PDF, JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP, etc.

Documentos: Conceptos y Tipos

A diferencia de otros sistemas del mercado, que entienden por documentación sólo el papel, para iDOC toda la información que usted maneja diariamente es tratada como un documento. De esta forma todo el papel que reciba y los otros documentos recibidos y generados en su empresa como: hojas de cálculo, tratamientos de textos, facturas, recibos, albaranes, pedidos, E-mail, planos, vídeo, son documentos para iDOC, sin necesidad de tener que imprimirlos o escanearlos (como la documentación sobre papel que recibe). Los distintos tipos de documentos se definen en función de las necesidades de su empresa.

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