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Implementación de un Gestor Documental

La transformación digital en las empresas, asociada muchas veces a la necesidad de activar el trabajo remoto, se ha acelerado en los últimos tiempos y la implementación de un Gestor Documental ha sido, en muchos casos, la primera mejora abordada en el camino hacia la digitalización de las organizaciones.

Pero, ¿quieres saber cuáles son los pasos previos a tener una Gestión Documental funcionando en tu empresa?

Activa la Gestión Documental

Ya sabes qué es una Gestión Documental y qué ventajas aportará su uso a tu empresa. Has realizado las demos oportunas y ya te has decidido por la aplicación de Gestión Documental más afín a tu negocio. Estás ya en el momento clave, el momento de la implementación de un Gestor Documental.

Para que este proceso se desarrolle con éxito es importante que tengas en cuenta estos pasos:

1. Análisis previo

¿En qué estado se encuentra la documentación de tu empresa? Antes de llevar a cabo la implantación de una aplicación como iDOC, es importante analizar exhaustivamente el estado de la documentación de la organización. Conocer el archivo, digital o no, y los flujos de información que maneja la compañía es clave para implantar el software con éxito.

2. Estructura de usuarios

En un Gestor Documental es tan importante la documentación como los usuarios que forman parte de la aplicación. Y es que iDOC, el gestor documental de Imagine, hace especial hincapié en los permisos y derechos otorgados a sus usuarios. De esta forma, se puede definir qué usuarios pueden ver, modificar, enviar o descargar carpetas, subcarpetas o incluso documentos específicos dentro de carpetas públicas. Para llegar a este nivel de sofisticación, la estructura inicial de la compañía debe analizarse a fondo.

3. Adaptación

En este punto la documentación ya ha sido analizada y volcada en el sistema y los usuarios están bien definidos en la aplicación. Ahora es el momento de animar a los empleados a utilizar el Gestor Documental para aprovechar todas sus ventajas desde el primer momento. ¿Cómo? En Imagine sabemos que este punto es clave en la implementación de un Gestor Documental, dado que la metodología seguida aquí puede hacer que la aplicación sea un éxito o acabe cayendo en el desuso.

Para que los usuarios se sientan cómodos trabajando en el Gestor, es importante que conozcan las herramientas y no tengan miedo a utilizarlas. Es por ello que hay que dedicar todos los esfuerzos a la formación, definiendo usuarios clave que podrán, más tarde, pasar sus conocimientos al resto de usuarios de la aplicación.

En definitiva, adquirir e implementar con éxito un software de Gestión Documental cambiará para siempre la forma de trabajar de la organización, dándole una ventaja competitiva frente al resto.

 

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