[NEW] Carpetas Grupos de Documentos en la Gestión Documental

La Gestión Documental iDOC cuenta con una nueva herramienta que te ayudará a gestionar de forma ágil y super útil toda la documentación de la empresa.

Ahora puedes relacionar documentos entre ellos, sin moverlos de sus carpetas correspondientes, creando automáticamente un Nuevo tipo de Carpeta de Grupo de Documentos.

Por ejemplo, puedes tener en iDOC una carpeta en la que archivar todos los albaranes que recibes de un proveedor y otra destinada al archivo de las facturas que normalmente suelen llegar más tarde. En el momento en el que llega la factura podemos unirla, a través de las carpetas de grupos de documentos, a sus albaranes correspondientes. De esta manera puedes tener una relación directa entre albaranes y sus facturas sin necesidad de romper el orden del archivo documental.

También podemos utilizar las carpetas de grupos de documentos para relacionar una propuesta de proyecto con sus presupuestos asociados, manteniendo cada archivo en su lugar correspondiente, pero aprovechando las ventajas de la nueva carpeta generada y el uso de los estados o workflows que naturalmente se visualiza de la misma manera en la nueva carpeta que en la de origen del documento. De un solo vistazo podríamos visualizar el proyecto, sus presupuestos y cuál ha sido rechazado, modificado y/o aceptado.

También desde la propia carpeta de grupo de documentos podemos adjuntar rápidamente a un correo electrónico la documentación archivada en diferentes carpetas del Gestor Documental que ahora forma parte de un grupo de documentos.

Esta nueva funcionalidad de iDOC otorga muchas posibilidades y hace que la gestión del archivo documental de la empresa sea totalmente eficiente.

¿Cómo se trabaja con las Carpetas de Grupo de Documentos?

Dale play y descubre cómo trabaja la nueva herramienta en iDOC.

Primero selecciona el documento que abrirá la Carpeta de Grupo de Documentos. Con el botón derecho clica sobre “Crear Carpeta Grupo y Añade Documento Seleccionado”.

Recuerda que los privilegios de esta nueva carpeta de Grupo los heredará de este primer documento añadido.

Al hacer clic se abre una nueva ventana, como si estuviéramos creando una carpeta principal convencial con la diferencia de que el código viene predefinido y no es editable. Esto permitirá que nunca perdamos la referencia de que la carpeta es de grupo. La descripción de la Carpeta de Grupo será la del primer documento añadido pero este campo, en cambio, sí que lo podemos modificar en este momento o cuando deseemos.

Aceptamos y continuamos.

Al crear la Carpeta de Grupo veremos cómo aparece el icono de un clip que permite navegar hasta la nueva carpeta creada, contenedora por el momento de este único documento.

Para añadir más documentos al Grupo únicamente tenemos que abrir la carpeta de grupo y copiar todos los documentos que queramos. También podemos crear documentos exclusivos del grupo. Siempre con todas las posibilidades que nos otorgan las carpetas de iDOC.

Las carpetas de grupo tienen un aspecto diferente para que siempre sepamos de un vistazo que estamos trabajando en ellas.

Aquí ya vemos cómo tenemos en un mismo espacio la factura 1 y el albarán 1 que formaba parte de otra carpeta. Además el documento vemos que está en 2 ubicaciones ya que no ha desaparecido de su carpeta original y únicamente tenemos este nuevo espacio en el que trabajar conjuntamente con estos documentos.

Si el documento tiene privilegios especiales se conservan en la carpeta de grupo, si el documento tiene el privilegio que tenía en su carpeta contenedora, pasará a tener el permiso de la carpeta de grupo, es decir el privilegio que le otorga el primer documento añadido. Estos privilegios pueden editarse en cualquier momento.

Podemos seleccionar Carpetas de Grupo como favoritas. Además, al tener un aspecto diferente siempre sabemos de un vistazo que se trata de una de ellas.

Podemos añadir todos los documentos que necesitemos y siempre los tendremos referenciados con su clip. Además, si pasamos el ratón por encima podremos saber a qué carpeta de grupo está enlazado el documento, recordando que cada acceso de documento únicamente puede estar en una carpeta de grupo.

Obviamente podemos duplicar el acceso al documento las veces que queramos para poder realizar más asociaciones en diferentes carpetas de grupo.