¿Qué es la firma digital? Sus utilidades y cómo conseguirla.

La firma digital es una operación que permite consignar a un documento digital la identidad de una persona, haciendo que el documento no pueda ser modificado posteriormente. Es muy sencilla de obtener y facilita firmar documentos a distancia con total validez legal y seguridad absoluta.

Para poder rubricar un documento digitalmente es necesario disponer de algunos elementos, entre otros, un certificado digital. Entonces, ¿no es lo mismo certificado digital que firma digital? No, y hay que evitar esta confusión que aún tiene mucha gente.

El certificado digital es uno de los componentes de que debe disponer una persona para firmar digitalmente un documento. Contiene sus datos identificativos, opcionalmente otras atribuciones, y se encuentra protegido de manera criptográfica.

Esto representa un gran beneficio en la gestión documental de cualquier organización. Un ejemplo práctico es la firma de documentos PDF por parte de diversos usuarios. Además, con las garantías y propiedades que concede la firma digital, se pueden reducir costes y realizar procesos de manera más ágil.

¿Se puede, entonces, pasar mucho más tiempo sin ella? Depende de las necesidades personales. Para un autónomo o empresario, tener un certificado digital es algo imprescindible. Para los particulares, depende de la actividad, pero hay casos (como al hacer ciertas contrataciones online) en las que ya se firma de manera digital sin ser consciente de ello.

Conforme nuestra vida diaria se traslade más y más a Internet y se deban realizar más transacciones de forma segura y fiable, la firma electrónica y los certificados digitales ganarán más y más peso. Por eso, lo idóneo es que todo el proceso y la tecnología necesaria sea transparente y fácil de emplear para todos los usuarios involucrados.

¿Cómo conseguir la firma digital?

Además del DNI electrónico, que nos entregan en cualquier comisaría de Policía, es posible solicitar un certificado digital, que siempre debe ser emitido por un tercero de confianza cualificado.

Lo más habitual es contar con el Certificado Ceres de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. El procedimiento de obtención de este certificado digital, no es complejo, si bien es ligeramente diferente en el caso de personas jurídicas y físicas. ¿Qué hay que hacer? Sencillo. Basta con realizar la solicitud del certificado a través de Internet, personarse en alguna entidad que verifique que realmente la persona o empresa que pide el certificado es quien dice ser y, una vez cumplido este trámite, se autoriza la creación del certificado digital que el usuario podrá descargar y empezar a utilizar.

¿Son seguras las firmas digitales?

Hay muchos tipos de firmas digitales, pero las de reconocido prestigio y de confianza, son razonablemente seguras, ya que emplean complejos algoritmos criptográficos de probada fiabilidad. Pero debemos matizar, que conforme pasa el tiempo, se van descubriendo posibles maneras de falsificarlas y por eso, el concepto de seguridad es siempre relativo.

Para reforzar la confianza de los ciudadanos en las operaciones llevadas a cabo a través de Internet y poner a disposición de los ciudadanos herramientas fiables para la identificación de los usuarios y la validez de sus firmas electrónicas, la Unión Europea (UE) creó una directiva y en agosto de 2014 se aprobó el nuevo marco, denominado eIDAS Reglamento (UE) Nº 910/2014, que regula todos los servicios de identificación para las transacciones electrónicas en la UE.

Con nuestras soluciones para digitalizar tu empresa, podrás firmar digitalmente tus documentos PDF, agilizando así tus procesos de trabajo y reduciendo costes. Contacta con nosotros y nuestros consultores especializados te asesorarán.