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Qué es un sistema de Gestión Documental y cuáles son sus ventajas

¿Todavía no sabes qué es un sistema de Gestión Documental y cuáles son sus ventajas? ¡No esperes más! Sigue leyendo porque a continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre los mejores programas de gestión documental del mercado y lo que su uso puede aportar a tu empresa, sea cual sea su sector de actividad.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental? Definición sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental engloba al conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos que maneja una organización. Diseñado para almacenar, administrar y controlar todos y cada uno de los documentos de la empresa, un sistema de gestión documental asegura, además, la facilidad de acceso y la conservación indefinida de los documentos más valiosos de tu negocio.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

Un software de gestión documental es a día de hoy indispensable en las empresas que quieren aprovechar las ventajas competitivas que ofrece la transformación digital y seguir siendo referentes frente a sus competidores. En este panorama cada vez más conectado y automatizado, gestionar la documentación de manera rápida y eficiente puede marcar la diferencia y llevar a tu empresa al éxito.

Y es que cada vez son más los documentos que entran y salen de las empresas. Un potente gestor documental es clave para aumentar la productividad y propiciar un trabajo fluido en la organización.

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A continuación te detallamos las principales ventajas que iDOC, el mejor software de gestión documental del mercado puede aportar a tu empresa:

Digitalización de documentos

Es el momento de deshacerse de los papeles de oficina y comenzar a digitalizar los documentos y archivarlos en una estructura ordenada a la que los empleados pueden acceder de forma rápida y sencilla. Utiliza IScanCert, nuestro software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria para convertir las facturas recibidas en facturas electrónicas con validez legal ante la Administración y aprovecha la integración el programa de gestión documental iDOC para archivarlas y acceder a ellas de nuevo en cualquier momento.

Localización central

La información es de la compañía y todos sus documentos se encuentran seguros en servidores internos o en la nube. Los usuarios del gestor documental pueden trabajar con la información y la documentación que el administrador ha seleccionado para cada usuario, pero estos nunca podrán conocer la localización exacta de los archivos ni, por tanto, proceder a su eliminación definitiva. El riesgo de pérdida de información desaparece con nuestro software de gestión.

Mejorar el flujo de trabajo

Los Workflows te permitirán definir los flujos de trabajo que quieres que sigan tus documentos y automatizar así tareas, hasta entonces, muy costosas. De forma instantánea, los documentos entrantes se enviarán a las personas seleccionadas de dentro o fuera de la organización y se archivarán en las carpetas predefinidas.

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Seguridad de la información

El gestor documental iDOC permite definir los privilegios de cada documento o carpeta contenedora. Controlar así quién puede ver, acceder, modificar o enviar cada documento de la compañía.

Compartir documentos

Nunca había sido tan sencillo compartir documentos con compañeros o personas externas a la empresa. iDOC está totalmente integrado con Outlook, por lo que los correos entrantes y salientes se gestionan a través de la misma aplicación. Además, con iDOCPublisher ponemos a disposición de los usuarios del gestor documental, una nueva herramienta que permite publicar documentos en la web procedentes de iDOC.

Con iDOCPublisher podrás publicar en Internet toda la documentación que quieras compartir con clientes, proveedores, trabajadores o el público en general.

Es tan sencillo como definir grupos de publicación desde el gestor documental. Después de hacer un clic en el documento de iDOC, el archivo quedará publicado en una web. Además tendrás un  reporte con la información sobre los accesos y las consultas o descargas de los documentos.

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Control de versiones

iDOC permite crear una nueva versión de un documento almacenado en la Gestión Documental. El documento de la nueva versión podrá ser modificado mientras que los documentos de versiones anteriores quedarán para su consulta. Esto permite recuperar información en caso de que sea necesario. Así se impide la pérdida o modificación de la información. Además, todas las versiones participan en el proceso de búsqueda, que puede ser por el contenido del documento o por metadatos relacionados con el documento. No hay límite en cuanto al número de versiones ni al almacenamiento más allá de la capacidad del equipo informático de que se disponga.

 

¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?

A la hora de elegir el sistema de gestión documental óptimo para tu empresa, es importante hacer un análisis previo de las necesidades detectadas. Definir los problemas que se experimentan a la hora de tratar con la documentación te permitirá definir los objetivos que quieres alcanzar y, por tanto, qué software es el más indicado para conseguir el propósito.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros y concierta una demo gratuita para conocer todos los detalles de iDOC, nuestro software de gestión documental.

 

 

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