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Qu茅 es un sistema de Gesti贸n Documental y cu谩les son sus ventajas

驴Todav铆a no sabes qu茅 es un sistema de Gesti贸n Documental y cu谩les son sus ventajas? 隆No esperes m谩s! Sigue leyendo porque a continuaci贸n te contamos todo lo que necesitas saber sobre los mejores programas de gesti贸n documental del mercado y lo que su uso puede aportar a tu empresa, sea cual sea su sector de actividad.

驴Qu茅 es un Sistema de Gesti贸n Documental? Definici贸n sistema de gesti贸n documental

Un sistema de gesti贸n documental engloba al conjunto de normas, t茅cnicas y pr谩cticas usadas para administrar el flujo de documentos que maneja una organizaci贸n. Dise帽ado para almacenar, administrar y controlar todos y cada uno de los documentos de la empresa, un sistema de gesti贸n documental asegura, adem谩s, la facilidad de acceso y la conservaci贸n indefinida de los documentos m谩s valiosos de tu negocio.

驴Cu谩les son las ventajas de los sistemas de gesti贸n documental?

Un software de gesti贸n documental es a d铆a de hoy indispensable en las empresas que quieren aprovechar las ventajas competitivas que ofrece la transformaci贸n digital y seguir siendo referentes frente a sus competidores. En este panorama cada vez m谩s conectado y automatizado, gestionar la documentaci贸n de manera r谩pida y eficiente puede marcar la diferencia y llevar a tu empresa al 茅xito.

Y es que cada vez son m谩s los documentos que entran y salen de las empresas, y un potente gestor documental es clave para aumentar la productividad y propiciar un trabajo fluido en la organizaci贸n.

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A continuaci贸n te detallamos las principales ventajas que iDOC, el mejor software de gesti贸n documental del mercado puede aportar a tu empresa:

Digitalizaci贸n de documentos

Es el momento de deshacerse de los papeles de oficina y comenzar a digitalizar los documentos y archivarlos en una estructura ordenada a la que los empleados pueden acceder de forma r谩pida y sencilla. Utiliza IScanCert, nuestro software de digitalizaci贸n certificado por la Agencia Tributaria para convertir las facturas recibidas en facturas electr贸nicas con validez legal ante la Administraci贸n y aprovecha la integraci贸n el programa de gesti贸n documental iDOC para archivarlas y acceder a ellas de nuevo en cualquier momento.

Localizaci贸n central

La informaci贸n es de la compa帽铆a y todos sus documentos se encuentran seguros en servidores internos o en la nube. Los usuarios del gestor documental pueden trabajar con la informaci贸n y la documentaci贸n que el administrador ha seleccionado para cada usuario, pero estos nunca podr谩n conocer la localizaci贸n exacta de los archivos ni, por tanto, proceder a su eliminaci贸n definitiva. El riesgo de p茅rdida de informaci贸n desaparece con nuestro software de gesti贸n.

Mejorar el flujo de trabajo

Los Workflows te permitir谩n definir los flujos de trabajo que quieres que sigan tus documentos y automatizar as铆 tareas, hasta entonces, muy costosas. De forma instant谩nea, los documentos entrantes se enviar谩n a las personas seleccionadas de dentro o fuera de la organizaci贸n y se archivar谩n en las carpetas predefinidas.

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Seguridad de la informaci贸n

El gestor documental iDOC permite definir los privilegios de cada documento o carpeta contenedora y controlar as铆 qui茅n puede ver, acceder, modificar o enviar cada documento de la compa帽铆a.

Compartir documentos

Nunca hab铆a sido tan sencillo compartir documentos con compa帽eros o personas externas a la empresa. iDOC est谩 totalmente integrado con Outlook, por lo que los correos entrantes y salientes se gestionan a trav茅s de la misma aplicaci贸n. Adem谩s, con iDOCPublisher ponemos a disposici贸n de los usuarios del gestor documental, una nueva herramienta que permite publicar documentos en la web procedentes de iDOC.

Con聽iDOCPublisher聽podr谩s publicar en Internet toda la documentaci贸n que quieras compartir con clientes, proveedores, trabajadores o el p煤blico en general.

Es tan sencillo como definir grupos de publicaci贸n desde el gestor documental. Despu茅s de hacer un clic en el documento de iDOC, el archivo quedar谩 publicado en una web que, adem谩s, reportar谩 informaci贸n sobre los accesos y las consultas o descargas de los documentos.

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Control de versiones

iDOC permite crear una nueva versi贸n de un documento almacenado en la Gesti贸n Documental. El documento de la nueva versi贸n podr谩 ser modificado mientras que los documentos de versiones anteriores quedar谩n para su consulta, lo que permite recuperar informaci贸n en caso de que sea necesario. As铆 se impide la p茅rdida o modificaci贸n de la informaci贸n. Adem谩s, todas las versiones participan en el proceso de b煤squeda, que puede ser por el contenido del documento o por metadatos relacionados con el documento. No hay l铆mite en cuanto al n煤mero de versiones ni al almacenamiento m谩s all谩 de la capacidad del equipo inform谩tico de que se disponga.

 

驴C贸mo elegir un sistema de gesti贸n documental?

A la hora de elegir el sistema de gesti贸n documental 贸ptimo para tu empresa, es importante hacer un an谩lisis previo de las necesidades detectadas y definir los problemas que se experimentan a la hora de tratar con la documentaci贸n. Este estudio te permitir谩 definir los objetivos que quieres alcanzar y, por tanto, qu茅 software es el m谩s indicado para conseguir el prop贸sito.

驴Quieres saber m谩s? Contacta con nosotros y concierta una demo gratuita para conocer todos los detalles de iDOC, nuestro software de gesti贸n documental.

 

 

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