Todo lo que debes saber sobre Digitalización de Documentos

La Digitalización de Documentos permite archivar digitalmente los documentos de una empresa y empezar a aprovechar las ventajas de la tecnología. Pero, ¿sabes cuál es la manera óptima de llevar a cabo este proceso? Sigue leyendo porque te contamos todo lo que debes saber sobre Digitalización de Documentos.

  1. Resolución adecuada para digitalizar documentos

Podemos definir la resolución de imagen como: el grado de detalle o calidad de una imagen digital ya sea escaneada, fotografiada o impresa. Este valor se expresa en ppp (píxeles por pulgada) o en inglés dpi (dots per inch). Cuantos más píxeles contenga una imagen por pulgada lineal, mayor calidad tendrá.

Aparentemente esta definición, nos daría la respuesta a nuestra interrogante inicial: la resolución adecuada para digitalizar los documentos es el valor máximo que me permita mi escáner. Sin embargo, en la práctica se observa que hay un determinado punto a partir del cual, mayor resolución no proporciona mejor calidad, solo aumenta el tamaño del archivo.

Lo que realmente define la resolución adecuada de captura es la resolución del medio en el que se va a mostrar la imagen. Por ejemplo: si la imagen será mostrada en un monitor de computadora, no se requerirá una resolución mayor a 75 dpi; si se va a imprimir en sistema offset para una revista de calidad, la resolución debería ser cuando menos de 300 dpi; en otros medios como la impresión para gigantografías, máquinas de calidad fotográficas tendrán sus propios requerimientos de resolución.

Tres formas de calcular la resolución adecuada de Digitalización de Documentos 

La primera consiste en realizar un proceso de prueba y error con los documentos reales, de tal manera que se logre obtener los resultados adecuados acorde con los objetivos que se buscan al digitalizar los documentos. Es necesario probar diversas configuraciones que involucren resolución de escaneo y compresión de imagen. Estos van a tener repercusión en la calidad obtenida, así como en el tamaño de los archivos. Esta labor debe ser un trabajo conjunto entre el proveedor, el cliente y un Informático, dado que la apreciación de este último será sumamente importante como responsable legal del proceso de conversión a microformas con valor legal.

Una segunda forma es mediante el uso de referencias de Instituciones con amplia experiencia en digitalización de documentos. El cuadro siguiente, muestra las resoluciones sugeridas por el Archivo General de Castilla y León para sus diferentes tipos documentales:

Diferentes Instituciones, incluyendo empresas que proporcionan equipos de digitalización, tienen sus propias recomendaciones, las cuales dependen del tipo de documento que trabajan. Estos documentos pueden no coincidir en sus características con los de la Entidad que requiera la digitalización. Es conveniente tomar estas recomendaciones como un punto de partida y validarlas en la práctica.

La tercera forma es usando la calculadora de calidad de imagen. Esta herramienta, desarrollada por la Universidad de Illinois determina la resolución considerando los siguientes factores: dimensiones originales del documento a digitalizar, el elemento visual significativo más pequeño, un factor de calidad y la profundidad de bit de la imagen, dependiendo del espacio de color de los archivos que se usen al digitalizar. Los resultados que se obtienen son: la resolución recomendada y el tamaño aproximado del archivo.

Independientemente del método que usemos para determinar la resolución de digitalización, debemos recordar que la Preservación de los documentos es probablemente el objetivo principal de todo proceso de digitalización con valor legal. Es indispensable que no se sacrifique calidad en aras de tener tamaños manejables de archivo.

  1. Digitalización de Documentos con validez legal ante la Administración

IScanCert, nuestro software de digitalización certificada homologado por Hacienda, estipula unos mínimos de calidad informados por la Agencia Tributaria.

La aplicación muestra los requisitos mínimos que debe tener la imagen digital para que el documento sea suficientemente legible y válido para formar parte del archivo digital legal de la empresa.

En la página web de la Agencia Tributaria puedes encontrar más información al respecto y comprobar que esta configuración incluida en nuestro software por defecto es la obligada por Hacienda en cuanto a la digitalización de las facturas recibidas.

No te lo pienses más, consúltanos y empieza a disfrutar de las ventajas de la digitalización certificada gracias a Imagine.

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