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[TRAZABILIDAD DOCUMENTAL] Beneficios de una empresa digitalizada

La trazabilidad documental puede definirse como el conocimiento de la procedencia, trayectoria y ubicación de un documento. El principal beneficio es que, de este modo se trabaja con mayor eficiencia, ya que se determina de forma automática la ubicación de un archivo dentro de la vasta biblioteca digital de un negocio. Asimismo, es una parte primordial del concepto de oficina sin papeles.

Pongamos un ejemplo: una empresa de exportación necesita ultimar un contrato para enviarlo al cliente final. Antes de validarlo, debe pasar por numerosos departamentos y ser firmado por sus directivos. Si en alguna de esas fases se produjera un error, este se arrastraría a lo largo de la cadena, siendo al final imposible saber dónde se originó. Sin embargo, mediante la trazabilidad podemos acceder al estado del documento en cada momento y, así, identificar el punto crítico y recuperarlo justo antes de la modificación errónea.

Existen dos formas de llevar el control de la trazabilidad:

  • Sistema de avisos. Se trata de un conjunto de alertas dirigidas al personal responsable de cada documento, para así asegurar que se cumplen los plazos. De esta forma se evita que archivos importantes queden estancados dentro de un departamento.
  • Estado del documento y control de versiones. Está relacionado con el ejemplo que exponíamos anteriormente. Permite revertir un documento al estado anterior de la aparición de un error. Esto se hace por medio de un historial que registra todas las modificaciones realizadas.

¿CÓMO RESOLVER LA TRAZABILIDAD GRACIAS A UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

El proceso de gestión documental de una empresa debe estar completamente sistematizado, pues la gran cantidad de datos que se almacenan actualmente implica un tratamiento exhaustivo. Sin medios que automaticen el proceso sería imposible llevarlo a cabo de forma ordenada y que, además, cumpliera con el RGPD.

LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA DIGITAL

La digitalización de documentos es esencial para procesar de forma correcta los archivos de un negocio. Solo así se cumplirá con las directrices de seguridad, eficiencia y accesibilidad que requiere el registro.

¿Qué datos son los que se trazan en un documento? Principalmente, los siguientes.

  • Origen. La persona que los ha creado o enviado.
  • Plazos/avisos. No solo el plazo final de entrega, sino también la fecha límite para su elevación a otro departamento.
  • Operaciones. Debemos conocer todos los cambios que se han realizado y quién los ha ejecutado.
  • Localización. No solo dentro de la biblioteca digital, sino también dentro de la red departamental de la compañía.

Teniendo en cuenta lo anterior, es obvio que sin un proceso informatizado y estandarizado que determine y muestre todos esos datos es muy difícil tenerlos actualizados y controlados. Es aquí donde cobra protagonismo la digitalización y la gestión documental, analizando cada uno de los archivos recibidos, extrayendo la información de utilidad y proporcionándotela.

VENTAJAS DE CONTAR CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA TRAZABILIDAD.

  1. Evita la pérdida de archivos: un mismo documento puede pasar incontables veces por los departamentos de una empresa, e incluso salir de esta si hay algún servicio externalizado. Por tanto, es imprescindible conocer la ubicación exacta en todo momento para no extraviar datos, lo que se consigue con la gestión documental y sus herramientas de localización.
  2. Imprime carácter de calidad: una empresa que controle en todo momento y de forma exhaustiva sus documentos, es considerada como un negocio fiable por el consumidor. Al aplicar un sistema digital de gestión se está minimizando el margen de error al tratar datos personales y comerciales.
  3. Agiliza los procesos: un gestor documental puede emplear la trazabilidad para averiguar qué tareas no se han realizado aún sobre un determinado archivo. En este sentido, puede que haya quedado algún aspecto por validar, que alguna modificación no haya sido resuelta o incluso que un plazo esté próximo a cumplirse.
  4. Es imprescindible para cumplir con la legalidad: la Ley de Protección de Datos es cada vez más estricta, y actualmente obliga a tener controlados los datos personales de los clientes de manera adecuada. Además, debemos proporcionar a estos una vía de acceso para que solicite que sean retirados, si lo desea. De nuevo, la gestión documental permite su fácil localización.

Como podemos ver, la gestión documental difícilmente podría realizar su función hoy por hoy sin un buen control de la trazabilidad. En Imagine Consulting te recordamos la importancia de contar con un sistema correctamente informatizado y digitalizado, como único modo de agilizar el procesamiento de datos en tu empresa.

¿Quieres disfrutar de estas y otras ventajas de la gestión documental en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados te asesorarán.

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